Libro Diario y Mayor

Son dos de los libros contables que de manera obligatoria deben llevar todas las empresas, estos permiten registrar y procesar todos los movimientos y operaciones del patrimonio de la empresa, garantizar a terceros la veracidad de los resultados y fungir como un elemento probatorio, el cual debe de estar sustentado con documentos que soporten dichas transacciones.

Mostrar el estado financiero de la empresa en un momento determinado.

En el Libro Diario deberás registrar cronológicamente las operaciones que se van efectuando en la empresa, y anotar los cargos y abonos que intervienen en cada transacción. 

Por ejemplo, tu empresa compra hojas de máquina por $3,000 más IVA del 16%, en total $3,480 y realiza el pago en efectivo. Al registrar esta operación en el Libro Diario deberás anotar: 

- La fecha en que se realizó la operación.

- El número de la operación registrada.

- Las cuentas involucradas en la transacción, para diferenciarlas agrega una sangría a las cuentas que disminuyan o se abonen.

- La cuenta del IVA involucrada, en este caso, como se trata de una compra, el IVA se acredita.

- Descripción corta de la operación insertada.

- Nombre, número y vencimiento del documento que ampara la operación.

- Condiciones bajo las cuáles se concertó la operación, por ejemplo, crédito o efectivo.

- El código o folio de cada una de las cuentas que intervienen.

- En la columna Debe escribe el cargo realizado, y en el Haber su respectivo abono. 

Libro Mayor.

Deberás agrupar las operaciones de cada una de las cuentas contables de la empresa de forma cronológica, para lograrlo deberás destinar una de sus páginas para cada cuenta, lo cual te permitirá visualizar sus movimientos de forma individual y obtener su saldo en cualquier momento. 

Continuando con el ejemplo previamente mencionado, después de anotar en el Libro Diario la compra de las hojas de máquina, deberás dirigirte en el Libro Mayor a las cuentas involucradas en la transacción, en este caso Inventario, Caja General, e IVA acreditable; para después anotar: 

- La fecha en que se realizó la transacción.

- Su número.

- Descripción corta de la operación realizada, así como el nombre y código del documento que la soporta.

- El cargo realizado con su respectivo abono.

- El balance final de cada cuenta. 

Al registrar las operaciones en los libros contables, debes evitar:

- Alterar su orden cronológico.

- Dejar renglones en blanco, de ser así deberás inutilizarlo.

- Hacer raspaduras o enmendaduras.

- Arrancar folios y hojas. 

Para que los libros contables tengan un valor legal deberás certificarse siguiendo los procedimientos establecidos por la entidad regulatoria mercantil de tu comunidad.

Fuente:
Fundación Carlos Slim – Auxiliar Contable.