El registro de compras y gastos es un libro contable auxiliar del que todas las empresas tienen la obligación de asentar de manera detallada y en orden cronológico cada uno de los documentos que respalda la adquisición de algún bien o servicio, tales como facturas, boletos de venta, notas de crédito, notas de débito, entre otras.
Este libro permite controlar los egresos de la empresa, y calcular el IVA acreditables o crédito fiscal al que tiene derecho.
Una vez que has registrado la compra o gasto en el Libro Diario y en las hojas correspondientes, a las cuentas involucradas en el Libro Mayor, deberás registrar el documento que soporte la operación en el Libro de Compras y Gastos.
Por ejemplo, se compraron hojas de máquina por $3,000 más 16 % de IVA, por las cuales se pagó $3,480. En este caso registra la información de la siguiente manera:
● Fecha de la factura.
● Tipo de documento.
● Número de documento.
● Clave de Registro Tributario del proveedor.
● Razón Social del proveedor.
● Importe del documento sin IVA:
- De este importe especificar en la columna de compras no gravadas la cantidad que se encuentra libre de pago de impuestos.
- En este caso el registro se realizará en la columna de compras gravadas ya que la adquisición de este articulo cuenta con impuesto, el cual deberás especificar en la columna de IVA acreditable.
● Por último registra el importe total de la operación.
Otro registro obligatorio que la empresa debe de llevar es el Libro de Ventas, en el cual deberás anotar de forma cronológica y ordenada los documentos que sustente los productos o servicios que son adquiridos por los clientes.
Por ejemplo, una Librería vende un libro de anatomía por $1,000 más 16% de IVA, por el cual la empresa entrega la siguiente factura. Igual que con el registro de compras, una vez que la venta se ha registrado en los libros diario y mayor, deberás registrar en el libro de ventas:
● Fecha en que se realizó la operación.
● El tipo de documento que la sustenta.
● Número de documento.
● La clave de registro tributario del cliente.
● Su nombre o Razón Social.
● El importante de los bienes o servicios de los cuáles se aplicará el impuesto.
● Los descuentos y bonificaciones otorgados al cliente.
● Otros cargos relacionados con la transacción.
● La tasa del impuesto que le corresponde de acuerdo al tipo de producto.
● El IVA por acreditar. Para calcularlo suma los bienes y servicios gravados a cualquier otro cargo que aparece en la factura, réstale los descuentos y bonificaciones otorgadas al cliente, y por último multiplica la cantidad resultante por la tasa del IVA. Como en este caso la factura no muestra otros cargos, descuentos ni bonificaciones, el IVA por acreditar sería de $160.00
● El importe total, para obtenerlo se suman los bienes y servicios gravados, otros cargos, bienes y servicios no gravados, el IVA por acreditar y resta los descuentos y bonificaciones otorgadas al cliente. En este caso el resultado es de $1,160.
Realizar diariamente estos registros es una de las tareas básicas de la Contabilidad, evita postergarlos.
Fundación Carlos Slim – Auxiliar Contable.
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