Sistema de Inventario Perpetuo

A diferencia del periódico si permite conocer de manera permanente el valor del inventario, el costo de lo vendido y la utilidad o pérdida bruta derivado de las operaciones realizadas por la entidad. 

Este sistema es el más utilizado por empresas dedicadas a la transformación de productos y aquellas que distribuyen artículos de alto valor en unidades identificables.

Sistema de registros.

Para lograrlo emplean un sistema de registros denominados Kardex, que son tarjetas en las cuáles se anotan las entradas y salidas de cada producto. De esta manera es posible conocer en todo momento el costo de venta de la mercancía y su saldo exacto en el inventario. 

Por ejemplo, una papelería tiene en su almacén $850,000 en mercancías, ya realiza una compra de 100 libretas por las cuales paga $1,000, más 16 % de IVA. Para registrar esta operación, anota la venta en el libro diario, como se trata de una compra que se realizó con un depósito bancario, las cuentas que se cargan son Inventario e IVA acreditable, y la cuenta que se abona es Efectivo en el banco. 

Después, abona y carga cada una de las cuentas involucradas en la transacción en el Libro Mayor, y registra la compra en el Libro de Compras y Gastos. Si se tratar de una venta se deberá utilizar el Libro de Ventas y las cuentas que le corresponda. Después de esto llena el registro kaidex de las Libretas de la siguiente manera: 

● Anota el número y la fecha de operación.

● Como las compras son entrada de mercancía al almacén, en la columna Entradas anota el número de unidades, su costo unitario y el total.

● Si se tratara de una venta, esa información deberá registrarse en la columna Salidas.

● En este caso como en el almacén ya existían 20 libretas que fueron adquiridas al mismo precio, deberás sumar las unidades adquiridas a las existentes, así como su costo total.

● Este procedimiento deberá efectuarse con cada compra o venta que se realice. 

Ventajas y Desventajas.

Implementar el sistema de inventario perpetuo permite: 

● Conocer en cualquier momento el valor del Inventario Final sin tener que llevar a cabo un conteo físico de los bienes que se encuentran en el almacén.

● Mejorar el control de la existencia de mercancías.

● Descubrir robos, extravíos o errores ya que se conoce con exactitud la cantidad y valor de la mercancías que debe existir dentro de la empresa.

● Generar información valiosa, confiable y precisa, que se utiliza para calcular las pérdidas o ganancias de la empresa. 

Sin embargo, por la cantidad de información que maneja su implementación resulta compleja, pues requiere el empleo de programas, bases de datos y registros que deben actualizarse de manera continua.

Fuente: 

Fundación Carlos Slim – Auxiliar Contable.