Soportes contables

Son documentos que justifican las operaciones económicas realizadas por la empresa, las cuales han sido registradas en sus libros contables. Estos se clasifican de la siguiente manera: 

- Negociables: Son aquellos que tienen el mismo valor que el dinero y se puede operar y negociar con ello.

- No negociables: Documentos que brindan los datos necesarios para el registro contable y no tienen carácter negociable comercial. 

- Informativos: Documentos de función administrativa que sirven para informar las condiciones de una transacción comercial. 

- Internos: Elaborados por la empresa. 

- Externos: Elaborados por terceros. 

De acuerdo al área a la que pertenezcan, los soportes pueden tener funciones específicas. 

Los principales soportes utilizados por la contabilidad dentro de una empresa son: 

● Área de Efectivo:

- Evitan fraudes y disposiciones no autorizadas al controlar los ingresos y egresos de efectivo en la empresa. 

● Área de Compras e Inventario:

-  Aseguran que las compras se realicen en las cantidades precisas, con la calidad adecuada y oportunidad requerida. 

● Área de Distribución y Comercialización:

- Controlan las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de ventas.

- Controlan el proceso de facturación.

- Permiten dar seguimiento a los pedidos realizados por los clientes.

- Facilitan el cumplimiento de las políticas del inventario. 

● Área de Personal:

-  Recopilan la información referente al personal de la empresa.

- Procesan los ingresos y egresos del personal.

- Controlan los desembolsos originados por los pagos al personal. 

Los principales soportes utilizados por la contabilidad dentro de una empresa son: 

- Recibo de caja o comprobante de ingreso: Sustenta los ingresos recibidos en efectivo por conceptos diferentes a las ventas pagadas de contado. 

-  Pagaré: Título de valor que se utiliza para respaldar los préstamos. En él, la persona que recibe el bien/servicio se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. 

-  Comprobante de pago/de egreso: Respaldan las erogaciones realizadas por la empresa. 

-  Retiros bancarios: Comprobante elaborado por los bancos que acreditan la realización de transacciones, como depósitos y retiros de cuentas bancarias propias o de terceros. 

-  Recibo de caja menor: Soporte de los gastos pagados en efectivo por la caja chica de la empresa, de cantidades pequeñas que no requieren el giro de un cheque. 

-  Nota de débito: Soporte de los descuentos y rebajas no liquidados en facturas de clientes o en devoluciones totales o parciales de mercancías. 

-  Cheque: Título de valor mediante el cual una persona ordena a un banco que pague una determinada suma de dinero a un tercero. 

- Factura de compra-venta: Documento que acredita la compra-venta de bienes o servicios, el cual contiene la descripción de los artículos, fletes e impuestos generados, así como las condiciones de pago. 

- Letra de Cambio: Son títulos de valor que se utilizan como garantía de pago en transacciones realizadas con éxito. 

- Nota de crédito: Comprobante empleado por la empresa para cargar a alguna cuenta por pagar de sus clientes cierto valor por causas como intereses generados en préstamos. 

Para llevar un control de los soportes contables utilizados por la empresa, identifica sus principales elementos. 

- Nombre o razón social de la empresa que lo emite. 

-  Encabezado: Se encuentra siempre en la parte superior y su información te permitirá organizar los documentos de manera cronológica, por empresa o por número de documento. 

-  Nombre, número y fecha del comprobante. 

- Cuerpo: Contiene información relevante y necesaria que te permitirá procesar el formulario en los libros contables de la empresa y en las cuentas patrimoniales. 

-  Observaciones: Por lo general, los formatos contienen un espacio en el cual se pueden agregar aclaraciones sobre cualquier duda que pueda surgir durante su elaboración. Analiza esta información antes de procesar el archivo. 

-  Autorización: Revisa que todos los formatos que te entreguen estén firmados y sellados por las personas involucradas en su generación. Esto te servirá como evidencia de su validez, además sirve como una medida de control que te permitirá identificar y evitar fraudes.

 

Fuente:
Fundación Carlos Slim – Auxiliar Contable.