Elementos de un gráfico RACI

Un gráfico RACI ayuda a definir funciones y responsabilidades de los individuos o equipos para garantizar que el trabajo se haga de manera eficiente, Crea funciones claras y da una guía para cada miembro del equipo. 

Hay cuatro tipos de participación incluida en un gráfico RACI. Estos son: responsable, encargado, consultado e informado.

“Responsable” se refiere a aquellos que trabajan para realizar la tarea. “Encargado” se refiere a aquellos que se aseguran de que el trabajo se haga. “Consultado” incluye a los que dan retroalimentación, como los expertos en la materia o tomadores de decisiones. Y, por último, “informado”, que incluye a aquellos que solo necesitan conocer las decisiones finales o que una tarea está completa. 

Al crear tu gráfico RACI, necesitas escribir cada tarea o entregable para el proyecto, y luego asignarle la función apropiada a cada interesado. Para hacer esto, primero piensa en quién está involucrado en el proyecto, escribe las funciones o los nombres de las personas en una fila en la parte superior del gráfico. 

Consejo profesional: usa funciones en lugar de nombres si hay personas que realizan más de una función. A continuación, anota las tareas o entregables en una columna a la izquierda. Intenta no ser demasiado específico, el gráfico debe ser sencillo y fácil de leer. 

Después de eso, revisa cada tarea y entregable y pregunta: ¿Quién es responsable de hacer esto? ¿Quién es el encargado si esto no se hace? ¿Quién tendrá opiniones firmes que añadir, y, por lo tanto, debe ser consultado sobre cómo se hace esto? Y ¿quién debe ser informado sobre el progreso o las decisiones que se tomen sobre esto? Asigna las letras R, A,C e I basándote en las respuestas. 

Es posible que haya varias funciones que tengan las categorías “informado” y “consultado”. Una cosa que siempre será constante es que nunca habrá más de una persona designada como encargada. Esto evita confusiones, porque tener una sola persona como encargada claramente define la propiedad. Sin embargo, la misma persona que es encargada también puede ser responsable. 

Hay varios otros factores que pueden confundir las funciones. Por ejemplo, podría haber cargas de trabajo desproporcionadas, lo que significa que hay gente que podría estar haciendo más trabajo o menos trabajo que otros. O podría haber una jerarquía poco clara cuando las personas no saben a quién pedir ayuda si una tarea no se realiza, o cuando la propiedad de las decisiones no está clara la gente no está segura de quién toma la decisión definitiva en un proyecto. 

Otro problema podría ser el trabajo superpuesto. Esto ocurre cuando los equipos o individuos sienten que son responsables por un mismo trabajo. Cuando esto sucede, las cosas pueden resultar muy confusas. Y lo mismo ocurre con la comunicación excesiva. Si bien la comunicación suele ser algo bueno, demasiada comunicación puede hacer que las cosas sean más complicadas. Puede causar una sobrecarga de información y la gente no sabe dónde enfocar su atención, por lo que pueden perderse algo importante.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.