Establecer los hitos: Prácticas recomendadas

Revisemos las definiciones de tareas e hitos. 

● Una tarea del proyecto es una actividad que debe realizarse en un periodo determinado y que se asigna a una o varias personas para que la realicen. El trabajo de un proyecto se divide en muchas tareas diferentes.

● Un hito del proyecto es un punto importante dentro del cronograma del proyecto que suele significar la finalización de un entregable importante. Los hitos son puntos de control significativos en el proyecto, y hacer un seguimiento de ellos ayuda a garantizar que el proyecto no se retrase, para cumplir con los objetivos. 

Establece tareas para identificar los hitos.

Establecer tareas puede ayudarte a definir con claridad los hitos. Puedes hacerlo de dos maneras: 

● Programación descendente: En este enfoque, el gerente de proyectos establece los hitos de alto nivel y desglosa el esfuerzo en tareas del proyecto. El gerente de proyectos trabaja con su equipo para asegurarse de que se hayan capturado todas las tareas. 

● Programación ascendente: En este enfoque, el gerente de proyectos examina todas las tareas individuales que deben completarse y las agrupa en fragmentos manejables que conducen a un hito. 

La mayoría de los proyectos tienen muchas tareas que conducen a hitos. Por ejemplo, si tu objetivo es recibir la aprobación del primer borrador de un artículo que estás escribiendo, podrías completar tareas como “desarrollar el resumen”, “escribir el primer borrador” y “enviar al editor”. A continuación, es posible que tengas que realizar otra serie de tareas antes de alcanzar el hito de modificar el artículo. Los hitos sirven como puntos de control a lo largo del proyecto para asegurarte de que vas en la dirección correcta hacia el objetivo final. Los hitos también hacen que los proyectos sean más manejables. 

Integra los hitos en el cronograma del proyecto.

No hay un número constante de hitos en todos los proyectos. Algunos proyectos tendrán unos pocos hitos, mientras que otros pueden tener docenas de ellos. En lugar de aspirar a alcanzar un número determinado de hitos, trata de establecer hitos para los acontecimientos más importantes del proyecto. Revisa el cronograma del proyecto e identifica los momentos o puntos de control importantes. En otras palabras: señala en qué momento del proyecto vas a alcanzar los objetivos más importantes y convierte esos puntos en tus hitos. 

Errores al establecer hitos.

Estas son algunas cosas que hay que evitar al establecer hitos: 

● No establezcas demasiados hitos. Cuando hay demasiados hitos, se les resta importancia. Si los hitos son demasiado pequeños o demasiado específicos, puedes acabar teniendo demasiados, lo que hace que el proyecto parezca mucho más grande de lo que realmente es para tu equipo y los interesados.  

● No confundas las tareas con los hitos. Recuerda que los hitos deben representar momentos en el tiempo y que, para planificar cómo llegarás a esos momentos, debes asignar tareas más pequeñas a cada hito. 

● No hagas una lista de hitos y tareas por separado. Asegúrate de que las tareas y los hitos puedan visualizarse juntos en un solo lugar, como un plan de proyecto. Esto ayudará a asegurarte de que cumplas con los plazos y los hitos. 

Tu enfoque a la hora de establecer hitos puede variar de un proyecto a otro, pero la mayoría de los proyectos tendrán al menos un hito y varias tareas más pequeñas asociadas a cada hito. Establecer tareas e hitos claramente definidos y diferenciados, integrarlos en el cronograma del proyecto y utilizar una herramienta para visualizarlos en conjunto ayudará a organizar el proyecto y a impulsarlo.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.