Estrategias para controlar la corrupción del alcance

Prácticas recomendadas de gestión del alcance.

El alcance de un proyecto puede salirse de control rápidamente, tan rápido que es posible que ni siquiera lo notes. La corrupción del alcance es cuando el trabajo de un proyecto comienza a crecer más allá de lo que se acordó originalmente durante la fase de iniciación. La corrupción del alcance puede generar estrés en ti, en tu equipo y tu organización, y puede poner en riesgo tu proyecto. Los efectos de la corrupción del alcance pueden obstaculizar todos los aspectos del proyecto, desde el cronograma hasta el presupuesto, los recursos y, en última instancia, su éxito general.

A continuación, se muestran algunas de las prácticas recomendadas para la gestión del alcance y el control de la corrupción del alcance: 

● Define los requisitos de tu proyecto. Comunícate con los interesados o clientes para descubrir exactamente qué quieren del proyecto y documenta esos requisitos durante la fase de iniciación. 

● Establece un cronograma de proyecto claro. La gestión del tiempo y las tareas son esenciales para apegarte al alcance de tu proyecto. Tu cronograma debe describir todos los requisitos de tu proyecto y las tareas que son necesarias para lograrlos. 

● Determina qué está fuera del alcance. Asegúrate de que los interesados, los clientes y el equipo del proyecto comprendan cuándo los cambios propuestos están fuera de alcance. Llega a un acuerdo claro sobre los posibles impactos al proyecto y documenta el acuerdo. 

● Brindar alternativas. Sugiere soluciones alternativas al cliente o los interesados. También puedes ayudarlos a considerar cómo los cambios propuestos podrían crear riesgos adicionales. Realiza un análisis de costo-beneficio, si es necesario. 

● Configura un proceso de control de cambios. Durante el transcurso del proyecto, algunos cambios son inevitables. Determina el proceso de cómo se definirá, revisará y aprobará (o rechazará) cada cambio antes de agregarlo al plan de tu proyecto. Asegúrate de que tu equipo de proyecto esté al tanto de este proceso. 

● Aprende a decir que no. A veces tendrás que decir que no a los cambios propuestos. Decir que no a los interesados o a un cliente clave puede resultar incómodo, pero puede ser necesario para proteger el alcance de tu proyecto y su calidad general. Si te piden que asumas tareas adicionales, explica cómo interferirán con el presupuesto, el cronograma o los recursos definidos en los requisitos iniciales del proyecto. 

● Recoge los costos del trabajo fuera del alcance. Si se requiere trabajo fuera del alcance, asegúrate de documentar todos los costos incurridos. Eso incluye los costos de trabajo afectados indirectamente por el aumento del alcance. Asegúrate de indicar para qué son los cargos. 

Solo puedes evitar la corrupción del alcance si todos los involucrados en el proyecto comprenden y están de acuerdo con las responsabilidades, los límites y los plazos. Evitar la corrupción del alcance también requiere una comunicación clara, gestión de expectativas y un camino bien definido hacia el resultado deseado. Seguir las estrategias aquí analizadas puede ayudarte a gestionar de manera proactiva la corrupción del alcance antes de que ingrese a tu proyecto. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.