Gestionar cambios en el alcance de un proyecto

Gestionar el alcance va de la mano con definir objetivos. Por ejemplo, redefinir el alcance puede cambiar el objetivo y una revisión del objetivo puede cambiar el alcance. El concepto de alcance del proyecto es importante en todo el proyecto.

Si bien tu proyecto tendrá sus propios objetivos, el objetivo general para ti como gerente de proyectos es entregar el proyecto según los acuerdos de alcance. Esto incluye entregar el proyecto dentro del plazo establecido y el presupuesto aprobado. Descubrirás rápidamente que es más fácil decirlo que hacerlo. 

Al avanzar en tu proyecto, continuamente deberás hacer concesiones y sopesar las compensaciones a medida que se presentan nuevos desafíos, cambios y factores. 

Cada vez que un miembro del equipo asume una tarea no planificada, se pierde más que solo el tiempo dedicado a trabajar en esa tarea. Para decidir si un cambio de alcance es aceptable y qué impacto tendrá, los gerentes de proyectos generalmente se refieren al modelo de restricción triple. 

El modelo de restricción triple es la combinación de las tres restricciones más significativas de cualquier proyecto: alcance, tiempo y costo. 

El tiempo se refiere al cronograma y los plazos del proyecto. El costo incluye el presupuesto y también abarca los recursos y las personas que trabajarán en el proyecto. 

Tanto el tiempo como el presupuesto deben gestionarse con cuidado junto con el alcance.

Los tres están vinculados; no se puede cambiar uno sin tener un impacto en los demás. Por ejemplo, una disminución en el costo significa un cambio en el tiempo o alcance. Un aumento de tiempo significa un cambio en el alcance, el costo o ambos. 

Es clave comprender cómo cambiar uno afecta a las otras dos limitaciones. Es importante considerar qué intercambios estás dispuesto a hacer a medida que avanza el proyecto. Para hacerlo con éxito, necesitas comprender las prioridades del proyecto. Debes saber qué es lo más importante respecto del alcance, el tiempo y el costo. 

Si debe cumplirse una fecha límite específica, debes limitar los cambios de alcance que puedan hacer que el proyecto supere la fecha límite. Si el producto debe verse o funcionar de cierta manera, entonces los requisitos son una prioridad y podrías justificar cambios en el costo o el tiempo para cumplir con los requisitos del alcance. 

Pero solo porque puedes hacer un cambio, no significa que necesariamente debas hacer un cambio. Y a pesar de que se han definido los límites de alcance, tiempo y costos, puedes realizar cambios si existe una buena razón para hacerlo. No te preocupes, no tendrás que decidir estos cambios por tu cuenta. Si deben tomarse decisiones de alcance, es probable que el gerente de proyectos deba consultar con el patrocinador y los interesados para obtener sus aprobaciones. 

Al final, se trata de priorizar qué elemento del triángulo importa más en el proyecto. 

Tener en cuenta el alcance, el tiempo y el costo al gestionar tu proyecto te ayudará a navegar por diferentes condiciones sin dejar de alcanzar tus objetivos. Recuerda, el cambio es inevitable a la hora de gestionar proyectos, y comprender este Framework puede prepararte para planificar y comunicar en consecuencia para que tu proyecto tenga éxito. 

Al comprender el modelo de restricción triple, tendrás las herramientas para evaluar los cambios de alcance. 

Entender cómo los cambios se evaluarán, aceptarán y realizarán es clave para la gestión del alcance.

Fuente:

Coursera-Gestión de Proyectos de Google.