Hacer estimaciones de tiempo realistas

Como gerente de proyectos, no eres responsable de completar todas las tareas. De lo que eres responsable es de identificar y ayudar a asignar esas tareas y luego de estimar cuánto tardarán en completarse. Estas estimaciones se unen para determinar el cronograma general del proyecto. Entonces, ¿cómo calculas la cantidad de tiempo que tomará una tarea determinada?

Lo haces con la ayuda de tu equipo. La estimación del tiempo es una predicción de la cantidad total de tiempo necesaria para completar una tarea. La estimación del trabajo es una predicción de la cantidad y dificultad del trabajo activo requerido para completar una tarea. La estimación del trabajo difiere de la estimación del tiempo en que el trabajo cuantifica la cantidad de tiempo que le tomará a una persona completar el trabajo en una tarea. Por otro lado, el tiempo hace referencia a la duración total de la tarea desde su inicio hasta su finalización. Eso incluye el tiempo de inactividad. 

Aquí hay un ejemplo: La estimación del trabajo de pintar una pared puede ser de 30 minutos, pero la estimación del tiempo puede ser de 24 horas. Eso es porque, además de los 30 minutos de pintado activo, también hay 23 horas y media de tiempo inactivo de secado. Es importante comprender la diferencia entre la estimación del tiempo y la estimación del trabajo, porque puede ayudarte a ser más eficiente con tus recursos disponibles. Si hay tiempo de inactividad integrado en una tarea determinada, tu compañero de equipo queda efectivamente libre para hacer otras cosas. Un pintor puede hacer otras tareas mientras la pared se seca, como pintar el buzón o la moldura de la ventana. 

Una estimación de trabajo poco realista puede afectar negativamente el cronograma de un proyecto. Generalmente, esto sucede cuando subestimas la cantidad de tiempo que tomará completar una tarea. A menudo, el responsable de que se subestime el trabajo es el optimismo. Y escucha, el optimismo es un rasgo maravilloso que un gerente de proyectos debe poseer, pero demasiado optimismo puede llevarte a pasar por alto los riesgos potenciales que podrían retrasar tus planes. 

Aunque puede resultar tentador hacer la suposición optimista de que las tareas se ejecutarán exactamente según los planes, siempre existe la posibilidad de que haya contratiempos. Entonces, ¿cómo intentas evitar hacer estimaciones de trabajo poco realistas? Puedes hacerlo comunicándote con los compañeros de equipo asignados a cada tarea. Tus compañeros de equipo tendrán una idea más realista de la cantidad de trabajo requerido para completar una tarea y deberían poder brindarte la mejor estimación. 

Realmente es importante incluir ciertas subtareas necesarias para completar el trabajo en tu planificación. Las subtareas se refieren a tareas más pequeñas que se requieren para completar una tarea más grande. Por ejemplo, esto podría incluir reunirse con el equipo de ventas global para identificar clientes, recopilar información de contacto, determinar las preferencias de idioma del cliente, y crear una hoja de cálculo para incorporar esta información. Pedirle al compañero de equipo asignado a la tarea su estimación probablemente permita obtener una estimación más precisa, ya que tendrán una comprensión más profunda del trabajo y los matices de lo que se requiere para completar la tarea. Es posible que descubras que terminar de crear la lista de contactos puede llevar dos días, que podría ser el doble del tiempo que esperabas en un principio. Por supuesto, normalmente puedes hacer preguntas de seguimiento o incluso disminuir un poco su estimación, según sea necesario. 

A pesar de que los propietarios de tareas tienden a tener una mayor comprensión de cuánto tiempo necesitarán para completar una tarea, el hecho es que las estimaciones de trabajo son solo eso, estimaciones, lo que significa que a veces esas estimaciones no serán precisas. 

Afortunadamente, existe una herramienta útil llamada tiempo de reserva que puedes utilizar durante la fase de planificación para protegerte de estimaciones de trabajo inexactas. Un tiempo de reserva es tiempo adicional que se agrega al final de una tarea o un proyecto para dar cuenta de retrasos inesperados o retrasos en el progreso del trabajo. Los tiempos de reserva son importantes porque pueden proporcionar cierto margen, por si acaso tus estimaciones de tiempo y trabajo resultan insuficientes. Con tiempo de reserva, puedes agregar tiempo adicional a tu cronograma, y tu proyecto no debería desviarse cuando surjan retrasos inevitables en las tareas. 

Hay dos tipos de tiempos de reserva que puedes utilizar al planificar tu cronograma: tiempos de reserva para tareas y tiempos de reserva para el proyecto. Primero, tenemos tiempos de reserva para tareas, que se refieren al tiempo extra dedicado a una tarea específica. Los tiempos de reserva para tareas deben usarse principalmente para tareas que están fuera del control del equipo del proyecto. Por ejemplo, podrías pedirle a un posible proveedor de plantas que te proporcione una estimación de costos para el lunes. Podrías establecer esta fecha límite, a sabiendas de que no necesitarás el presupuesto hasta el jueves. El tiempo entre el lunes y el jueves es tu tiempo de reserva, y da a tu equipo tiempo extra en caso de que el proveedor te envíe sus estimaciones con uno o dos días de retraso. 

Los tiempos de reserva para tareas deben usarse con más moderación para tareas dentro del control del equipo del proyecto. Por ejemplo, puedes optar por agregar solo tiempos de reserva a tareas que son difíciles de completar o que tienen un elemento de imprevisibilidad. Agregar tiempo de reserva a cada tarea podría alargar el cronograma de tu proyecto innecesariamente, y los dejaría a ti, a tu equipo y a los interesados con un cronograma poco realista. 

Aquí es donde los tiempos de reserva para el proyecto son útiles. Los tiempos de reserva para el proyecto se diferencian de los tiempos de reserva para tareas en que brindan tiempo adicional al cronograma general del proyecto. En lugar de agregar un tiempo de reserva a cada tarea, puedes agregar tiempo adicional como tiempo de reserva hacia el final del cronograma de tu proyecto. Entonces puedes usar ese tiempo extra, dos o tres días, por ejemplo, según lo necesites durante todo el proyecto. 

Por ejemplo, si un compañero de equipo no cumple una fecha límite en algún momento, el tiempo de reserva del proyecto te da un margen en el cronograma general para recuperar el tiempo perdido. 

Después de todo, si logras el objetivo de tu proyecto dos meses más tarde de lo esperado, es posible que tu organización no considere que el proyecto sea un éxito. 

La estimación de tiempo, la estimación del trabajo y los tiempos de reserva pueden ayudarte a crear planes realistas para lograr el objetivo del proyecto.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.