Introducción a la elaboración de presupuestos para proyectos

El presupuesto de un proyecto es una estimación de los recursos monetarios necesarios para alcanzar las metas y los objetivos del proyecto. Los presupuestos se crean en la fase inicial del proyecto. Al igual que con cualquier otro documento de gestión de proyectos, debes continuar revisando y controlando el presupuesto durante todo el ciclo de vida de tu proyecto. El presupuesto no se reduce a cuánto costará ejecutar el proyecto; también es una herramienta útil para consultar a la hora de comunicarse con los interesados y puede ser útil para hacer un seguimiento del avance de tu proyecto. Los presupuestos también ayudan a controlar los costos y actúan como base de la parte económica del proyecto.

Buenas prácticas para crear presupuestos de proyectos.

A continuación, se incluyen algunos consejos que debes tener en cuenta a la hora de crear el presupuesto de tu proyecto: 

● Datos históricos de referencia: Es posible que tu proyecto sea similar a un proyecto anterior en el que haya trabajado tu organización. En ese caso, es importante consultar cómo se manejó el presupuesto de ese proyecto, averiguar qué salió bien y aprender de los errores del pasado. 

● Consulta a tu equipo, tus mentores o tu gerente: Adquiere el hábito de pedirle a tu equipo que revise tu trabajo para que tus documentos pasen por más miradas críticas. 

● Divide tu presupuesto en fases: Dividir tus presupuestos en fases te permite asignar costos a las tareas del proyecto a lo largo del cronograma proyectado en el que están planificados esos gastos. Si comparas tus tareas con un cronograma, puedes realizar un seguimiento y comparar los costos planificados con los reales a lo largo del tiempo y administrar los cambios en el presupuesto según sea necesario. 

● Verificar una y otra vez: Asegúrate de que tu presupuesto sea preciso y no contenga errores. Es probable que tu presupuesto requiera la aprobación de otro departamento, como Finanzas o la alta dirección, así que haz todo lo posible para asegurarte de que sea lo más sencillo posible de entender y de que todos tus cálculos sean correctos. 

Categoriza diferentes tipos de costos.

Tu proyecto deberá incurrir en diferentes tipos de costos. Por ejemplo, quizás debas contabilizar tanto los costos directos como los costos indirectos en el presupuesto del proyecto. Categoriza estos diferentes tipos de costos en tu presupuesto para asegurarte de cumplir con los requisitos de la organización y del cliente. 

Costos directos.

Estos son los costos de los artículos necesarios para ejecutar el proyecto. Estos incluyen, por ejemplo, los siguientes: 

●Sueldos y salarios de empleados y contratistas.

● Costos de materiales.

● Costos de alquiler de equipos.

● Licencias de software.

● Costos de viaje y transporte relacionados con el proyecto.

● Formación del personal. 

Costos indirectos.

Estos son los costos de los elementos que no conducen directamente a la finalización del proyecto, pero de todos modos son esenciales para que el equipo del proyecto haga su trabajo. También se conocen como gastos generales. Estos incluyen, por ejemplo, los siguientes: 

● Costos administrativos.

● Servicios públicos.

● Seguro.

● Equipamiento general de oficina.

● Seguridad. 

Desarrollar un presupuesto de referencia.

Un presupuesto de referencia es una estimación inicial de los costos de un proyecto. Una vez que hayas creado un presupuesto para el proyecto y esté aprobado, debes publicar este presupuesto de referencia y usarlo para compararlo con los gastos reales. Así, sabrás cómo viene el presupuesto del proyecto y podrás realizar ajustes informados. 

Es importante controlar continuamente el presupuesto del proyecto y realizar cambios si es necesario. Ten en cuenta que, muchas veces, los cambios al presupuesto requieren las mismas aprobaciones que el presupuesto inicial. Además, debes “cambiar la referencia” si realizas cambios considerables. “Cambiar la referencia” quiere decir actualizar o modificar el presupuesto de referencia del proyecto como resultado de un cambio aprobado en el cronograma, el costo o los entregables. Por ejemplo, si hay un cambio significativo en el alcance del proyecto, es probable que el presupuesto se vea afectado. En este caso, necesitarías volver a definir el presupuesto de referencia para que sea realista. 

La elaboración de presupuestos en el mundo de la gestión de proyectos es un proceso complejo que involucra a muchas partes y documentos diferentes, pero seguir las buenas prácticas descritas en este material puede ayudarte a desglosarlo. Recuerda utilizar los datos históricos, dividir el presupuesto en fases y ponerte en contacto con tu equipo para obtener ayuda. Además, no olvides capturar todos los componentes del presupuesto, incluidos los costos directos e indirectos. Por último, recuerda definir un presupuesto de referencia para saber dónde y cuándo se utilizará el dinero. Si sigues estos consejos, estarás mejor preparado para gestionar con éxito el presupuesto. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.