La importancia de definir un presupuesto

Quizás ya crees presupuestos para llevar un registro de tus gastos mensuales en tu vida personal. Muchas personas lo hacen porque les permite sentirse preparadas y en control de sus finanzas. Lo mismo ocurre con la presupuestación de proyectos. El presupuesto de un proyecto es un poco más complejo que un presupuesto personal. En esta publicación entenderás a detalle lo que implica el presupuesto de un proyecto, se trata de una estimación de los recursos económicos necesarios para alcanzar las metas y objetivos del proyecto.

Cuando trabajes con el presupuesto de un proyecto, debes considerar todos los gastos potenciales y proyectados necesarios para completar el proyecto. Primero, desglosas el presupuesto en hitos, que son puntos importantes dentro del cronograma del proyecto que indican el avance y generalmente se corresponden con un resultado entregable o una fase del proyecto. Luego, enumeras las actividades y tareas junto con sus costos asociados. Así, podrás calcular los gastos correctos de un período de tiempo particular. Esto se considera una proyección.

Una proyección del presupuesto de tu proyecto es una estimación o predicción de los costos en un período de tiempo. Deberás revisar con frecuencia el presupuesto del proyecto y este evolucionará a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Los presupuestos suelen tener elementos como mano de obra, costos operativos y costos asociados con los materiales necesarios, como hardware, software o equipamiento.

El presupuesto de un proyecto no sirve solo para ahorrar dinero. En la gestión de proyectos, un presupuesto se considera un resultado entregable. Es un indicador del éxito.

El presupuesto sirve para comunicarse con los interesados sobre exactamente qué se necesita y cuándo. El presupuesto tendrá un efecto directo sobre la viabilidad financiera de la empresa. Entonces, como podrás ver, es una parte integral de la gestión de proyectos. 

La creación del presupuesto se realiza en la fase de iniciación del proyecto. Ten en cuenta que el presupuesto se ajustará según sea necesario a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Según cuál sea tu rol en la empresa, no siempre serás el único creador del presupuesto. Tu dominio sobre cosas como el presupuesto y la relación con proveedores podría variar según factores como el tamaño de la empresa, el equipo de soporte o el organigrama del equipo. 

Aunque no siempre gestionarás el presupuesto de principio a fin, el presupuesto y los hitos van de la mano. Por eso, es importante que conozcas cada detalle del presupuesto a lo largo del proyecto. Como gerente de proyecto, podría ser tu tarea obtener aprobaciones para los gastos. Las empresas suelen tener una política de gastos o de aprobación. Esta describe quién tiene la autoridad para comprometer recursos o contraer gastos u otras obligaciones en nombre de la empresa. Esto es importante, porque no podrás avanzar con ciertos entregables o acciones si no sabes cuánto costarán determinadas actividades y si tienes disponibles los fondos necesarios. 

No tendría ningún sentido alquilar una propiedad sin saber el costo del alquiler, ¿No? Sobre todo si el precio del alquiler excede tu presupuesto. La misma lógica vale a la hora de presupuestar un proyecto. 

El proceso de presupuestación suele ocurrir junto con el de programación porque los pasos de la programación dependen en gran medida de los costos. El gerente del proyecto colaborará con otros participantes para crear una estimación. Después del proceso de estimación de costos, es común que el patrocinador del proyecto u otro interesado clave revisen y aprueben la estimación de costos. Si es necesario ajustar y reasignar fondos para el proyecto, podría ser necesaria la aprobación final del director ejecutivo o del director de operaciones. 

La presupuestación de proyectos no es una operación estandarizada. Como gerente de proyectos, tendrás que priorizar los fondos dentro del proyecto para garantizar la máxima producción. Al final, la mayoría de los proyectos buscan mejorar la productividad laboral, aumentar los ingresos o reducir costos dentro de una organización. 

El presupuesto es uno de los aspectos más importantes de la gestión de proyectos y, cuando empiezas, cumplir con él es una de las tareas más complicadas. Es importante no excederse del presupuesto y costarle más dinero a la empresa, y es igualmente importante no estar por debajo del presupuesto, ya que eso podría afectar el presupuesto de la empresa para el próximo año. 

Las empresas de alto perfil, incluidas aquellas que cotizan en bolsa u organizaciones del sector público podrían tener la obligación de informar sobre su desempeño financiero a los accionistas o auditores. Gastar mucho más o mucho menos del presupuesto cambiará la forma en que la empresa presupuesta para el año siguiente, lo que podría dejarte con menos dinero para trabajar en el futuro. En otras palabras, un gerente de proyectos debe demostrar que la cantidad de dinero solicitada realmente se usó, a fin de asegurar suficiente presupuesto para proyectos futuros. 

En las empresas más pequeñas, el presupuesto puede ser más ajustado, en cuyo caso es especialmente importante tener cuidado de no gastar más de lo inicialmente asignado. 

Entender los presupuestos es muy útil para tu éxito general como gerente de proyectos.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.