Priorizar a los interesados y generar aceptación

Completar un análisis de los interesados.

Los interesados son una parte esencial de cualquier proyecto. La capacidad de un gerente de proyectos de equilibrar los requisitos de los interesados, generar aceptación en ellos y comprender cuándo y cómo involucrarlos es clave para que el proyecto sea exitoso. 

Es clave mantener a los interesados organizados para comprender cuándo y cómo involucrarlos en el momento adecuado. El análisis de los interesados, una herramienta útil que los gerentes de proyectos utilizan para comprender las necesidades de las partes interesadas, con lo cual pueden ayudar a minimizar los contratiempos durante el ciclo de vida del proyecto. 

Estos son los pasos clave en el análisis de los interesados: 

1. Prepara una lista de todos los interesados en los que impacta el proyecto. Al hacer esta lista, pregúntate lo siguiente: ¿Quién está comprometido con el proyecto? ¿A quién afecta este proyecto? ¿Quién contribuye a este proyecto? 

2. Define el nivel de interés e influencia de cada interesado: con este paso, es más fácil determinar quiénes son los interesados clave. Cuanto mayor sea el nivel de interés e influencia, más importante será priorizar sus necesidades durante el proyecto. 

3. Evalúa la capacidad de los interesados de participar y encuentra formas de involucrarlos. Varios tipos de proyectos producirán varios tipos de interesados: algunos serán partes interesadas activas con más opiniones y puntos de contacto, y otros serán partes interesadas pasivas, quienes solo prefieren recibir actualizaciones de alto nivel y no estar involucradas en el día a día. Dicho esto, el hecho de que un interesado no participe tan a menudo como otros no significa que no sea importante. Hay muchos factores que entrarán en juego al momento de determinar la capacidad de un interesado de participar en un proyecto, como la distancia física del proyecto y su carga de trabajo existente. 

Consejo profesional: Es posible que desees formar un comité directivo para algunos proyectos. Un comité directivo es un grupo de interesados clave que tienen un alto nivel de poder e interés en un proyecto. Este grupo puede influir en varios departamentos dentro de la organización, lo que significa que tiene el potencial de movilizar un mayor número de recursos al gerente del proyecto. 

Visualización del análisis.

Una matriz energética muestra el interés de los interesados en el proyecto y lo compara con su influencia sobre el proyecto. Esta herramienta de cuatro cuadrantes ayuda a los gerentes de proyectos a evaluar cómo gestionar a los interesados. Se utiliza para determinar el nivel apropiado de compromiso requerido por el equipo del proyecto para ganar la confianza y la aceptación de los interesados. 

Tómate un momento al comienzo del proyecto para definir el enfoque de los interesados. Enumera a los interesados y colócalos en el lugar apropiado de la matriz. Ser capaz de visualizar su ubicación te ayudará a gestionar las comunicaciones y las expectativas. Tener una herramienta de referencia rápida para guiar las acciones de comunicación también es útil para poder pasar más tiempo haciendo otras tareas del proyecto. 

Consejo profesional: Si bien estas herramientas ayudan a organizar la información, no necesariamente marcan la diferencia entre la participación exitosa y no exitosa de los interesados. Lo que hará que la participación sea exitosa es la capacidad del gerente del proyecto de conocer las motivaciones e inspiraciones de los interesados. Esto requiere tiempo, destrezas interpersonales y conocimiento del funcionamiento político interno de la organización. Recuerda que cada proyecto es diferente, y tu proyecto podría requerir ajustes a medida que te formas como gerente de proyectos. Hacer los cambios necesarios significa que estás haciendo las cosas bien. Solo debes asegurarte de hacer el monitoreo correspondiente para saber que todo está bien encaminado, y hacerlo involucrando a los interesados y cumpliendo con las tareas del proyecto. 

Generar la aceptación de los interesados.

Una vez que organices y evalúes a los interesados, es momento de comenzar a tomar algunas decisiones sobre qué aceptación es absolutamente necesaria para que el proyecto sea exitoso, qué requisitos merecen la mayor atención y qué nivel de comunicación requerirá cada interesado. 

Obtener la aceptación de los interesados clave es esencial para garantizar que el proyecto tenga la prioridad adecuada y reciba los recursos necesarios. 

Los siguientes son consejos para obtener la aceptación de los interesados clave: 

● Traza una línea clara entre el trabajo del proyecto y los objetivos de los interesados. 

● Describe la manera en que el proyecto se alinea con los objetivos del departamento o equipo de los interesados. 

● Escucha la retroalimentación de los interesados y encuentra formas de incorporarla en la carta del proyecto siempre que corresponda. 

Gestiona las expectativas de los interesados presentando una visión realista de las habilidades del equipo. ¡No prometas demasiado ni entregues algo de menor calidad! 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.