A medida que vayas pensando en los objetivos y el alcance del proyecto, irás averiguando los diferentes recursos que necesitarás para alcanzar esos objetivos. Es importante saber qué recursos necesitarás antes de que el proyecto se ponga en marcha, esto hace que para todos los miembros de tu equipo sea fácil hacer sus tareas, y ese es tu trabajo como gerente de proyectos.
No harás el trabajo directamente, pero apoyarás a las personas que lo hagan. Averiguar los recursos con antelación también ayuda a evitar la falta accidental de personal en el proyecto, lo que puede ralentizar seriamente el progreso del equipo y afectar la línea de tiempo general.
Y lo que es peor, si no tienes cuidado con la planificación de los recursos, podrías acabar subestimando el presupuesto, es decir, es posible que no tengas suficiente dinero para comprar los materiales necesarios, contratar a los proveedores o apoyar las solicitudes de horas extras.
Planificar los recursos con antelación es una excelente manera de preparar a tu equipo para el éxito, porque cuando tus compañeros de equipo tienen lo que necesitan para hacer su trabajo a tiempo y dentro del presupuesto, están mejor preparados para cumplir con los objetivos del proyecto.
Vamos a desglosar algunos de los recursos con los que suelen trabajar los gerentes de proyectos.
En primer lugar, hablemos de los presupuestos. Un presupuesto es un cálculo aproximado de la cantidad de dinero que costará completar un proyecto. Casi todos los proyectos tienen presupuestos porque necesitan financiación para los gastos, como la compra del software o de los materiales adecuados, la contratación de proveedores para completar los trabajos o la realización de tareas de marketing una vez que el proyecto esté terminado.
Durante la fase de iniciación, se habla con los interesados y las personas que trabajan en el proyecto a fin de averiguar cuáles son las tareas necesarias para llevarlo a cabo. En esta fase, puedes hacer preguntas que te ayuden a descubrir los costos ocultos. Por ejemplo, ¿hay algún impuesto sobre los productos que debas tener en cuenta? ¿Qué sucede con las tarifas adicionales? Toda esta información te ayudará a elaborar un presupuesto, el cual podrás utilizar para obtener y comparar las propuestas de los proveedores.
Calcula los próximos costos y haz un seguimiento de todo el dinero que entra y sale de tu proyecto. A menudo debes incluir el presupuesto y el estatuto del proyecto, que los interesados revisarán para su aprobación.
Cuando hablamos de los recursos, también nos referimos al equipo de personas que ayudan a ejecutar las tareas de un proyecto. Por ejemplo, tú, como gerente de proyectos, eres un recurso. También lo es el director de marketing, que podría crear anuncios para este nuevo producto.
Otros recursos pueden ser personas ajenas a tu empresa que tienen habilidades únicas y pueden realizar determinadas tareas que las personas de tu organización no pueden hacer personalmente.
Luego están los materiales, se trata de los elementos necesarios para llevar a cabo el proyecto.
Los recursos de un proyecto incluyen el presupuesto, las personas y los materiales. ¿Cómo se organizan estos recursos? Esta es una buena transición a nuestro siguiente tema, que trata sobre las herramientas.
Las herramientas sirven de ayuda para facilitar a un gerente de proyectos o a un equipo la gestión de los recursos y la organización del trabajo. Ayudan a realizar actividades, como el seguimiento de tareas, la gestión de presupuestos y la colaboración con los compañeros de equipo.
Existen todo tipo de herramientas, incluidas las de productividad, como Google Docs, y las de software de gestión del trabajo, como Asana.
Las
herramientas son esenciales para el seguimiento del progreso, por lo que conviene
tenerlas presentes en todas las fases del proyecto.
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