Sacar el máximo provecho de un gráfico RACI

Determinar quién es Responsable, encArgado, Consultado e Informado en los proyectos te permite mantener el control de las funciones de los interesados en el proyecto. 

Equilibrio de la carga de trabajo.

¿Hay demasiadas tareas asignadas a un solo interesado? Cuando completas el gráfico, es una buena idea volver y contar el número de R asignadas a cada interesado. Esto puede ayudarte a identificar la posible sobrecarga de trabajo de un miembro del equipo. El uso de un gráfico RACI para definir la responsabilidad de las tareas puede ayudar a mitigar los puntos únicos de falla (conocidos como creación de silos, donde el conocimiento y la responsabilidad de una tarea recae en una sola persona) y permitirte, como gerente de proyectos, delegar tareas y evitar el agotamiento. Mantener el equilibrio de la carga de trabajo es una parte crítica de la gestión de proyectos. Es fácil caer en el patrón de confiar en los que producen los mejores resultados para lograr que el proyecto avance. Sin embargo, esto no siempre es saludable para el proyecto o el equipo. Si descubres que no cuentas con las personas adecuadas para asignarles responsabilidades, da un paso atrás y evalúa al equipo.

Pon en práctica tu RACI.

Una vez que has creado el gráfico RACI, es hora de ponerlo en práctica. Primero, deberás compartir el gráfico RACI con los patrocinadores e interesados para obtener su aceptación y aprobación. Cuando obtengas la aceptación de los interesados, podrás establecer expectativas claras para el equipo y asegurarte de que todos estén alineados con sus responsabilidades. 

Puedes documentar el reconocimiento de estas expectativas por parte del equipo y los interesados a través de la carta del proyecto, las notas de reunión y en el propio gráfico RACI. Piensa en un momento en que se esperaba que hicieras algo con lo que no estabas de acuerdo o que no tenías claro. Ese desacuerdo o falta de claridad hizo que fuera difícil dar lo mejor de ti, ¿verdad? Obtener aceptación y realizar consultas continuas con los interesados y el equipo es la forma de evitar este posible obstáculo. 

A medida que avanzas para asegurarte de que cada tarea tenga un propietario identificado con el nivel adecuado de compromiso, agilizas el proceso de comunicación y toma de decisiones a lo largo del ciclo de vida del proyecto. 

¿Cuándo debes usar un gráfico RACI?

Si te estás preguntando si debes usar un gráfico RACI en tu proyecto, es una buena idea evaluar la complejidad del esfuerzo. Por ejemplo, si tienes un equipo de proyecto muy pequeño con pocos interesados, funciones claramente definidas y un cronograma corto, usar un gráfico RACI podría ralentizar el proyecto. Sin embargo, los proyectos más grandes, o incluso los proyectos que involucran a un gran número de interesados, podrían aprovechar enormemente un gráfico RACI. Siempre es una buena idea trabajar en la creación de un gráfico RACI y evaluar el resultado. Incluso si no utilizas el gráfico RACI, comprenderás mejor el proyecto y el esfuerzo será contributivo a tu experiencia de gestión de proyectos en general.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.