Comunicar cambios al equipo

En esta publicación, vamos a tratar cómo comunicar un cambio a tu equipo de proyecto.

Probablemente hayas llegado a entender que la comunicación efectiva lleva a resultados positivos en cada aspecto de tu vida. Lo mismo ocurre con la comunicación de cambios en los proyectos. Comunicar el cambio a los miembros del equipo del proyecto y los interesados no es solo una cuestión de mantener los documentos de seguimiento actualizados. Incluso los cambios más pequeños serán significativos para alguien de tu equipo y deben ser comunicados. También es cierto que tendrás que adaptar tus tácticas de comunicación según el tema y el destinatario.

Como gerente de proyectos, a veces vas a querer tener una reunión con todo tu equipo, mientras que otras veces un correo electrónico puede ser suficiente. ¿Cómo sabrás qué táctica de comunicación es adecuada? En última instancia, tendrás que usar tu propio juicio, pero aquí hay algunas maneras con las que puedes decidir qué acción tomar. 

Como gerente de proyectos, cuando se comunica un pequeño cambio que afectará a una persona, es una buena idea enviar un correo electrónico. Asegúrate de evitar temas emotivos o cualquier cosa que necesite debatirse en profundidad. Solo avísales y coordina una reunión. Es posible que las reuniones semanales no sean necesarias, en especial si tu agenda es acotada. Si estableces una reunión y luego decides no realizarla, puedes recurrir a un correo electrónico o tratar el tema en un foro diferente. Cuando haya un gran cambio dentro de tu proyecto que involucre a más de una persona y probablemente cambie el presupuesto, la fecha límite o el alcance del proyecto, probablemente deberás tener una reunión con el equipo. 

Una táctica útil para mantener en mente a la hora de analizar estos cambios en tu proyecto denomina tiempo de espera. Un tiempo de espera significa tomar  distancia del proyecto para descansar, reagruparse y ajustar el plan de juego. Un tiempo de espera puede interrumpir de manera temporal tu impulso, pero puede ser absolutamente necesario para prepararte para triunfar al final del proceso. Es posible que desees un tiempo de espera cuando el cliente quiera redefinir el alcance del proyecto o si los miembros del equipo deben reasignarse a otros proyectos y necesitas un plan para reemplazarlos. Este tiempo de espera es una oportunidad para que el equipo del proyecto evalúe los cambios y pueda ajustar el plan según sea necesario. Durante todo el proceso, quizás quieras mantener reuniones para debatir los éxitos, contratiempos y posibles mejoras en las características del proyecto. Estas reuniones son denominadas retrospectivas. 

Las retrospectivas se realizan a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Una retrospectiva se centra en identificar las causas que contribuyeron a un incidente o patrón de incidentes sin culpar a una sola persona. Cuando realices una retrospectiva, siempre debes suponer que todo el mundo tuvo buenas intenciones y que hizo lo correcto con la información que tenía, ya sea que haya funcionado bien o no. Siempre hay una posibilidad de aprender y hacerlo mejor. 

Como gerente de proyectos, es importante identificar técnicas efectivas de comunicar cambios a una persona del equipo o a todo tu equipo.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.