Crear una declaración de trabajo

Después de enviar una solicitud de propuesta a los clientes y seleccionar al proveedor, cliente o contratista con los que quieres trabajar, también les enviarás una declaración de trabajo o SoW. 

Una declaración de trabajo es un documento que expone claramente los productos y servicios que un proveedor o contratista proporcionará a la organización. Una SoW también proporciona una descripción de lo que el contratista necesita para prestar correctamente los servicios acordados. Aunque la SoW cubre las necesidades del cliente, es igualmente importante incluir las necesidades de la organización y las del proveedor. Es fundamental que todos los involucrados entiendan qué se espera de cada uno de ellos para poder ofrecer los mejores productos o servicios posibles.

El gerente de proyectos es el responsable de redactar la SoW, pero suele recurrir a expertos en la materia o SME que tengan experiencia técnica que el gerente de proyectos no posea. Los asesores legales de tu organización revisarán este documento contigo e incluso podrían ayudarte a redactarlo. 

Para crear una SoW se recomienda empezar por incluir encabezados de página con el nombre de la empresa, el proyecto y la fecha de creación. En la parte superior de la página, no olvides incluir el nombre de los principales interesados, como el tuyo, como gerente de proyectos, y el del patrocinador. 

A continuación, deberás construir una tabla de revisiones. La SoW probablemente pasará por varias rondas de revisión, porque distintos interesados podrían revisarla y sugerir cambios. 

A continuación, deberás crear una sección de propósito, en la que darás detalles sobre cuáles son los resultados deseados. No olvides incluir una sección sobre el público objetivo y asegúrate de que incluya a todos. Si tienes objetivos más específicos, también puedes enumerarlos aquí. 

A continuación, está la sección de alcance, donde deberás incluir qué implica el servicio. También deberías mencionar qué cosas están fuera del alcance o, en otras palabras, qué no incluye el proyecto. Así, no habrá ningún lugar para la confusión y el proveedor tendrá expectativas más claras. Esto ayuda a trazar límites claros y define expectativas claras para el proveedor. 

En cuanto a los resultados entregables, lo mejor es una definición clara de qué ofrecerá el proyecto. Dado que los hitos son una parte tan importante del seguimiento del avance, el presupuesto y el alcance, también se incluirán aquí. 

Se recomienda dejar muy en claro aquí cuántas horas se necesitan para terminar este proyecto e indicar aquí una fecha específica antes de la cual se deban brindar los servicios. 

En la parte inferior, generalmente, agregarás términos y condiciones, junto con otros descargos. Es buena idea incluir un descargo que indique que podrían realizarse revisiones a lo largo del proyecto. Es importante incluir esto en caso de que el alcance cambie a causa de problemas imprevistos. Es aconsejable mencionar las revisiones en este descargo porque, como gerente de proyectos, lo mejor es no prometer de más y cumplir de menos. Siempre debes dejar en claro que pretendes cumplir el programa a menos que surjan circunstancias que estén fuera de tu control. 

Otra parte de la SoW son las condiciones de pago. En ellas, se establece cuándo les pagarás a los proveedores. Asegurarte de pagarles a los proveedores a tiempo contribuirá con una buena relación. En general, una buena práctica de compras sería pagarles a tus proveedores y contratistas al momento de la entrega de los bienes y servicios y no antes, a menos que se haya acordado lo contrario en un caso en particular.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.