Determinar qué datos son importantes

En esta publicación, leerás sobre cómo identificar los datos más importantes para tu proyecto, cómo priorizar los datos que recopilas y cómo averiguar de manera eficaz las prioridades de los interesados para cumplir tus objetivos.

¿Sabías que la temperatura media para la mayoría de los humanos es de 98.6 °F? Por lo tanto, si tu temperatura alcanza los 100.4 °F o más, es probable que sea una señal de que algo no está del todo bien, como la frente transpirada, dolores musculares o incluso deshidratación. Tu cerebro empezaría a recibir señales de que algo no está bien porque su trabajo es prestar atención a las señales que indican que hay un problema que amenaza tu salud en general. Así es como debes pensar en los datos a la hora de gestionar tu proyecto. 

Hay todo tipo de información y datos que puedes recopilar como gerente de proyectos, pero es importante que seas consciente de las señales que amenazan el éxito general del proyecto. Una señal es un cambio observable, y puede ayudarte a determinar la salud general de tu proyecto y a identificar los primeros signos de que algo no está bien. Ser consciente de los diferentes tipos de datos a los que se tiene acceso y saber a qué señales responder es clave para decidir qué datos son más importantes. 

Quizás te preguntes: "¿Cómo determino qué datos son importantes?" Como gerente de proyectos, depende de ti buscar señales y priorizar los datos para obtener resultados positivos. Hay un par de maneras de empezar a hacerlo. Una forma es observar la productividad y el rendimiento de tu equipo. Identificar qué tareas contribuyen más al objetivo general. Esto te ayudará a determinar la importancia de en qué puntos de datos, en este caso, tareas y actividades, debes centrarte. En segundo lugar, priorizar los datos o métricas más valiosos para los interesados. 

Por ejemplo, digamos que tienes un proyecto en curso en una empresa para lanzar un electrodoméstico portátil para el tercer trimestre. Tus interesados están preocupados por si cumplirás o no con la fecha límite. Bien, empieza por pensar ¿Qué datos tienes sobre el proyecto? Sabes que es el primer trimestre y que ya excediste el presupuesto en USD 2,000. Pero también sabes que llevas 30 días de adelanto con respecto a lo previsto, según tu gráfico de pendientes, que mide el tiempo con respecto a la cantidad de trabajo realizado y la cantidad de trabajo restante. Puedes pensar que tu proyecto se ejecuta según lo previsto, pero hay otras cosas que debes tener en cuenta. Por un lado, el número de tareas ha aumentado un diez por ciento en las últimas tres semanas porque los interesados quieren agregar más funciones al aparato. Y ahora la productividad de tu equipo está disminuyendo porque están empezando a agotarse debido a las jornadas extendidas y las largas horas necesarias para añadir esas nuevas funciones. Ahora, ¿Qué opinas sobre el cumplimiento de la fecha límite del tercer trimestre? No es tan bueno, ¿verdad? ¿Qué es lo que haces? Podrías tener la tentación de centrarte en la señal de que excediste el presupuesto en USD 2000, pero, si los interesados te comunicaron que están más preocupados por cumplir con la fecha límite que por exceder el presupuesto, entonces debes estar atento a las señales clave relacionadas con el tiempo y el alcance más que con el presupuesto y luego concentrarte en esas señales para identificar y priorizar las áreas por mejorar. Los datos pertinentes te indican que podrás cumplir con la fecha límite, siempre y cuando los interesados dejen de solicitar nuevas características del producto que den lugar a más tareas para que tu equipo complete. 

Puedes usar tus métricas de productividad para prever cómo gestionarás un aumento del alcance con la tasa de productividad actual de tu equipo y comunicarlo a los interesados. Para evitar tener que restablecer las expectativas con los interesados una y otra vez, puedes mantener tu plan de proyecto al día con las prioridades de este y garantizar que esa información sea accesible para todos. Los interesados pueden consultar tu plan del proyecto para obtener una visión general resumida de respuestas a preguntas importantes, criterios de éxito, artefactos y la salud general de tu proyecto. 

Recuerda que tienes muchos puntos de datos a tu disposición. Usar las señales, centrarse en las tareas que tienen el mayor impacto en el objetivo del proyecto y alinearse con las prioridades de los interesados son una buena forma de ayudarte a priorizar las tareas correctas. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.