Herramientas para ayudar a identificar los riesgos

Empezando a notar lo importante que es planificar en consideración a los riesgos, se puede ver que incluso los proyectos más simples pueden conllevar algún tipo de riesgo. Recuerda, esos riesgos no deben impedir que alcances los objetivos del proyecto. La clave es estar preparado. Analicemos las herramientas y técnicas que puedes usar para identificar los riesgos, tales como la lluvia de ideas y la evaluación de riesgos.

La lluvia de ideas es una de las técnicas más efectivas para identificar riesgos con el equipo, ya que permite a los grupos compartir ideas espontáneamente y sin prejuicios. Como gerente de proyectos, tienes la responsabilidad de reunir a un grupo de personas que imaginen los riesgos posibles. Ten tu matriz RACI a mano para utilizarla al decidir a quién invitar a la reunión. 

El mejor equipo para esta tarea es uno diverso, que incluya personas con funciones, antecedentes y experiencias diferentes. Los equipos diversos aportan distintas perspectivas, experiencias y habilidades que pueden ayudarte a identificar los riesgos que no hayas considerado tú mismo. Por ejemplo, un miembro del equipo puede tener experiencia de trabajo en varios proyectos a la vez, mientras que un miembro más reciente puede aportar una perspectiva nueva a partir de su experiencia previa en otros equipos. 

Una gran herramienta que puedes usar durante la lluvia de ideas es el diagrama de causa y  efecto, también conocido como diagrama de espina de pescado. Los diagramas de causa y efecto muestran las posibles causas de un evento o riesgo y son muy útiles en la gestión de riesgos. A la izquierda, incluirás una lluvia de ideas con las causas posibles que producirían tal efecto, Es decir, los diagramas de causa y efecto pueden ayudar a identificar todas las formas en que algo podría salir mal al indicar un riesgo posible, al que llamamos efecto, y contemplar en retrospectiva las causas posibles de ese riesgo. Categorizarlas y subdividirlas en otras causas te permite identificar áreas que podrían conducir a un problema posible, como rebasar el presupuesto o permitir que el síndrome del lavadero afecte el cronograma. Recuerda que dicho síndrome se refiere a cambios, crecimiento y factores fuera de control que afectan el alcance del proyecto en cualquier momento una vez comenzado. 

Durante estas sesiones de lluvia de ideas, podrías advertir que tu lista de riesgos posibles es bastante extensa, y está bien. Es imposible que tú y tu equipo logren dar cuenta de cada problema que pueda surgir durante el proyecto. Entonces, ¿Cómo decides en qué riesgos concentrarte? Enumera los resultados de la lluvia de ideas en un registro de riesgos. Un registro de riesgos es una tabla o cuadro que contiene tu lista de riesgos. 

A continuación, adoptarás una técnica de evaluación de riesgos. La evaluación de riesgos es la etapa de gestión de riesgos donde se calculan o miden las características de un riesgo. Cuando decimos características, nos referimos principalmente a qué probabilidad tiene el riesgo de surgir y su posible impacto en el proyecto. 

Hay algunas formas de evaluar los riesgos, pero una en la que nos centraremos es la creación de una matriz de probabilidad e impacto. Esta es una herramienta que permite jerarquizar los riesgos del proyecto. Debes evaluar la probabilidad de que un riesgo surja y su posible impacto. Esta matriz te ayudará a hacer precisamente eso. 

Para crear una matriz de probabilidad e impacto, debes considerar el nivel de impacto. El impacto se refiere al daño que un riesgo podría causar si surge. El impacto también se determina en una escala de alto, medio y bajo. Alto significa que, si surge el riesgo, alterará sustancialmente el proyecto. Bajo significa que, si surge el riesgo, tendrá un impacto leve, pero no es probable que se malogre el proyecto. 

También debes considerar la probabilidad. La probabilidad es la posibilidad de que surja un riesgo. También determinamos la probabilidad en una escala de alto, medio y bajo. En este caso, probabilidad alta significa que existe una alta posibilidad de que suceda. Probabilidad baja significa que identificaste un riesgo que puede surgir, pero no es probable que suceda. 

Estas dos consideraciones combinadas determinan la calificación del riesgo inherente. El riesgo inherente es la medida de un riesgo calculada a partir de su probabilidad e impacto. Medir el riesgo inherente es un método para comprender el riesgo. El riesgo inherente también se determina en una escala de alto, medio y bajo. 

Básicamente, si un riesgo tiene impacto y probabilidad bajos, su calificación de riesgo inherente es baja. Estos son los tipos de riesgos que no exigen preocuparse demasiado. Pero si un riesgo tiene impacto y probabilidad altos, entonces tiene una calificación del riesgo inherente alta. Los riesgos medios a altos son los que requieren tu atención y la creación de planes de mitigación detallados. 

Al crear una matriz de probabilidad e impacto, es importante que te asegures de que cumpla con las pautas de accesibilidad, además de contar con información y un formato que todos puedan entender fácil y rápidamente. Una forma de hacer esto es utilizar colores y formas o textos diferentes para comunicar los niveles de riesgo. 

La forma en que ves y gestionas cada riesgo se determina en función del apetito por el riesgo de tu organización, que representa la voluntad que tiene la organización de aceptar los resultados posibles de un riesgo. Tú, tu equipo y los interesados pueden tener un apetito diferente por cada riesgo. 

Ciertos riesgos de nivel bajo que pueden conducir a contratiempos menores son mucho más tolerables que los riesgos de nivel alto, que tienen la capacidad de malograr completamente el proyecto. 

Una vez que hayas completado la evaluación de riesgos, actualizarás el registro de riesgos para incluir calificaciones altas, medias y bajas de algunos de los ejemplos de riesgo que identificaste para este proyecto.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.