Identificación y seguimiento de las dependencias

 En esta publicación, se analizarán las dependencias, tanto internas como externas, cómo identificarlas y hacerles un seguimiento, y cuál es su importancia. Hay algunos tipos diferentes de dependencias, y se mostrarán algunos ejemplos de cada una.

Entonces, ¿qué son exactamente las dependencias? Las dependencias son los enlaces que conectan una tarea del proyecto con otra y, a menudo son la mayor fuente de riesgo para un proyecto. Es posible que dos o más tareas del proyecto tengan una relación entre sí en la que la finalización de una tarea dependa de la iniciación de otra y viceversa. Piensa en estas tareas como una línea de dominós en la que una pieza cae sobre la otra, una por una. Si una pieza cae, golpeará a la siguiente y así sucesivamente. 

Por ejemplo, una empresa constructora puede tener varios trabajos en toda la ciudad. Cada proyecto requiere que el capataz y el gerente de proyectos sean elegidos antes de firmar los requisitos, el cronograma y el presupuesto, y contratar a los empleados. No elegirías un equipo y les dirías que se pongan a trabajar antes de que el trabajo haya sido claramente delimitado y se hayan firmado los contratos. Ese es un ejemplo de una dependencia interna, que describe la relación entre dos tareas dentro del mismo proyecto. 

Por otro lado, las dependencias externas se refieren a tareas que dependen de factores externos, como organismos reguladores u otros proyectos. Por ejemplo, si una empresa de construcción debe demoler un sitio de construcción, tendrá que esperar hasta que el municipio apruebe el proyecto. Las dependencias externas no siempre están bajo el control del gerente de proyectos, pero es importante conocerlas para que el proyecto se mantenga en marcha. 

Las dependencias obligatorias son tareas requeridas legal o contractualmente. Por ejemplo, cuando esa empresa de construcción finaliza la demolición y comienza la construcción, primero tendrá que verter una base de hormigón y luego el municipio los inspeccionará para asegurarse de que cumpla con sus normas antes de que la empresa pueda seguir construyendo. 

Por último, el equipo del proyecto define las dependencias discrecionales. Estas son dependencias que pueden ocurrir por sí solas, pero el equipo vio la necesidad de hacer que esas dependencias dependan unas de otras. Por ejemplo, la empresa constructora puede usar hormigón de un proveedor nuevo y querer hacer una prueba, vertiendo una parte del hormigón para obtener una mejor estimación de la cantidad total de producto necesaria para completar el trabajo, en lugar de comprar demasiado o muy poco producto por adelantado. La tarea de verter una porción del hormigón es lo primero, porque el equipo necesita más información antes de tomar una decisión. 

Un gerente de proyectos tiene que trabajar con diligencia para incorporar la gestión de la dependencia. La gestión de la dependencia es el proceso de gestionar todas estas tareas y los recursos interrelacionados dentro del proyecto para garantizar que tu proyecto en general se complete con éxito a tiempo y dentro del presupuesto. 

Para lograr una gestión eficaz de la dependencia, hay cuatro pasos importantes que un gerente de proyectos puede tomar: identificación adecuada, registro de las dependencias, control y monitoreo continuos, y comunicación eficiente. 

El primer paso es la identificación adecuada. Un gerente de proyectos hará una lluvia de ideas sobre todas las posibles dependencias del proyecto con su equipo y las clasificará en consecuencia. El siguiente paso es registrar las dependencias. Una vez identificadas todas las dependencias, debe crearse un registro de riesgos. Un registro de riesgos es una tabla o diagrama que contiene una lista de riesgos y dependencias. El registro de riesgos debe incluir una descripción de la dependencia, la fecha y todas las actividades o tareas que pueden verse afectadas por la dependencia. A continuación, el gerente de proyectos querrá hacer un monitoreo y control continuos. Esto significa que querrás programar reuniones periódicas para verificar las tareas interrelacionadas, mantenerte actualizado sobre cualquier progreso realizado y verificar los cambios que afectarán otras tareas. El último paso es una comunicación eficiente. Mantener al equipo del proyecto y a los interesados actualizados puede ayudar a resolver las dependencias y lograr que el proyecto esté encaminado.

Fuente: 

Coursera-Gestión de Proyectos de Google.