La importancia del seguimiento

Una vez que comienza la fase de ejecución del proyecto, ¿Cómo sabes que realmente se está haciendo el trabajo? Bueno, puedes hacerlo de distintas maneras, pero sobre todo, puedes vigilar el progreso del proyecto a través del seguimiento y la medición. En realidad, esto es una gran parte de la gestión de proyectos.

Por definición, el seguimiento es un método de controlar el progreso de las actividades de un proyecto. Medir el desempeño del proyecto habitualmente para identificar desviaciones del plan del proyecto puede ayudar a asegurar que el proyecto se mantenga en marcha. Una desviación es cualquier cosa que altere el curso de acción original. Las desviaciones del plan del proyecto pueden ser positivas o negativas. ¿Te adelantas a lo previsto porque un problema técnico es menos complejo de lo que pensabas? Qué bien. ¿Un desastre natural cerró tu equipo de pruebas? Qué mal. Ambos son ejemplos de desviaciones. También son ejemplos de por qué el seguimiento es una parte tan fundamental de tu papel durante la fase de ejecución del proyecto. 

Examinemos algunas de las formas en que el seguimiento es beneficioso para el éxito de tu proyecto. Para empezar, el seguimiento hace que la información clave del proyecto sea transparente, y la transparencia es esencial para una toma de decisiones precisa. Incluso los gerentes de proyectos más fuertes toman malas decisiones cuando carecen de información o contexto. El seguimiento centraliza información del proyecto para que todo el mundo pueda entender el estado de cada parte del proyecto, lo que puede ayudarte a identificar lagunas en tus conocimientos. Además, los proyectos tienen muchos detalles pequeños. Es difícil mantener todo como se planeó. 

El seguimiento ayuda a garantizar que no te arriesgues y olvides algo importante. Además, el seguimiento ayuda a mantener a todo el equipo y a los interesados en contacto con los plazos y las metas. Para garantizar que todos tengan visibilidad del progreso del proyecto, deberías tener un plan de proyecto que funcione tanto para ti como para tu equipo. De esta manera, todos sabrán lo mismo sobre cómo avanza el proyecto. 

El seguimiento también es fundamental para reconocer riesgos y problemas que pueden descarrilar tu progreso. Con un seguimiento efectivo, serás capaz de identificar problemas de manera oportuna y trabajar con tu equipo para tomar una acción correctiva. Cuando proporcionas visibilidad de las diversas partes del proyecto, el seguimiento te ayuda a ti y a tu equipo a identificar y enfocarse en las áreas de riesgo. 

Y, por último, el seguimiento ayuda a generar confianza en que el proyecto está planeado para entregarse a tiempo y dentro del alcance y el presupuesto. Tener una imagen clara y actualizada del estado general del proyecto mantiene al equipo motivado y centrado en mantener el rumbo. 

Para recapitular, el seguimiento es importante por algunas razones clave, como la transparencia, la gestión de riesgos y el mantenimiento del proyecto en marcha. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.