Demostrar el impacto del proyecto a los interesados

Un proceso de cierre formal es esencial porque un cierre inadecuado puede implicar el riesgo de que no cumplas los contratos y el alcance de tu proyecto. También es importante asegurarse de que todos los interesados sientan que se satisfacen sus necesidades y revisar las áreas para mejorar en el futuro.

En este texto, analizaremos más a fondo cómo demostrar el impacto de tu proyecto a los interesados a través de un informe de impacto. Un informe de impacto es una presentación o informe formal preparado para los interesados clave al final de un proyecto. 

Destaca las áreas clave de rendimiento.

El propósito de tu informe de impacto es mostrar a tus interesados clave el impacto que tuvo tu proyecto en la organización. Las metas, los objetivos, el presupuesto, los cronogramas y los indicadores clave de rendimiento (KPI) deben determinarse al comienzo del proyecto. Tu informe de impacto debe demostrar los buenos resultados que tuviste en relación con esos objetivos iniciales. En tu informe, también debes responder a la pregunta: ¿Cuál era el problema que intentábamos resolver y cómo lo resolvimos? Esto te ayudará a mostrar el valor que el resultado de tu proyecto aportó a la empresa. 

Destaca estas áreas clave de rendimiento para demostrar a los interesados cómo lograste obtener resultados exitosos:

● Primero, describe las metas y los objetivos que estableciste para el proyecto y lo que esperabas haber logrado al final. 

● Luego, describe cómo cumpliste con esos objetivos en comparación con tus KPI. Un KPI es un valor medible que demuestra la eficacia de una empresa para lograr sus objetivos. En tu informe de impacto, revisa cómo definiste el éxito de tu proyecto al principio y destaca los resultados que lograste que demuestran este éxito. 

● Por último, muestra el rendimiento de tu cronograma y presupuesto describiendo los ahorros de costos y eficiencias. Demuestra que cumpliste con los plazos establecidos en el alcance de tu proyecto y que tu proyecto se completó respetando el presupuesto. 

Utiliza métricas para mostrar tus resultados.

Usa datos y estadísticas para resaltar los resultados que lograste en relación con las áreas de rendimiento descritas en la sección anterior. Algunos ejemplos de métricas comunes que puedes incluir para demostrar un impacto positivo pueden ser los siguientes: 

● Mejora en el rendimiento del cronograma. 

● Aumento de ingresos. 

● Retorno positivo de la inversión (ROI). 

● Mayor cantidad de usuarios externos. 

● Aumento del porcentaje de usuarios internos. 

● Costos frente a márgenes. 

● Alto porcentaje de satisfacción del cliente. 

● Reducción de los gastos generales. 

● Reducción de problemas técnicos. 

● Ahorro de tiempo. 

Las métricas y los puntos de datos son una de las mejores formas de presentar el impacto. A lo largo de tu proyecto, recopila datos y realiza un seguimiento del progreso en cada una de las áreas que deseas medir. Si puedes complementar tus métricas con las imágenes adecuadas y vincularlas a los objetivos más amplios del proyecto, puedes demostrar rápidamente el éxito y el valor de tu proyecto. 

Preparar una presentación eficaz del informe de impacto.

Una presentación eficaz puede ayudar a los interesados a entender el impacto del proyecto. Para transmitir con éxito toda la información que preparaste: 

● Sé conciso. Si bien debes compartir métricas que ilustren cómo lograste los objetivos de tu proyecto, no es necesario que incluyas detalles superfluos. Para una mayor claridad, organiza la información usando viñetas en lugar de párrafos. 

● Conoce a tu público. Asegúrate de que tu informe no incluya demasiado lenguaje técnico o jerga para que los interesados lo entiendan. 

● Usa elementos visuales. Usa una aplicación de presentación digital, como Google Slides, Microsoft PowerPoint o Canva, para presentar tu informe de impacto. Agrega diagramas, como tablas y gráficos, para ilustrar tus resultados. Usa imágenes para añadir interés visual. Agrega íconos para llamar la atención y ayudar a los interesados a comprender rápidamente la información. 

● Describe tus aprendizajes. Analiza las lecciones que aprendiste durante el transcurso del proyecto y cualquier área que hayas identificado para mejorar. 

● Capta la atención de los interesados. Capta y mantén la atención de los interesados variando la forma en que presentas tus datos: 

1. Haz demostraciones. Reproduce videos de demostraciones, testimonios o casos prácticos. 

2. Narra una historia. Narra una historia o anécdota relacionada con los datos del informe. 

3. Capta a tu público. Solicita la participación de tu público a través de preguntas, encuestas o cuestionarios. 

Como gerente de proyectos, los informes de impacto son una gran oportunidad para demostrar el impacto de tu proyecto y el valor que aporta a tu organización. Al destacar las áreas clave de rendimiento, utilizar métricas para mostrar los resultados y preparar una presentación eficaz, puedes causar una impresión en los interesados y convencerlos del éxito de tu proyecto.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.