Facilitar el cambio organizacional

En esta publicación, se analizará tu rol como gerente de proyectos en una organización que quiere implementar prácticas Agile. A medida que realizas tu búsqueda de empleo en gestión de proyectos, es probable que descubras que muchas de las organizaciones a las que te postulas ya usan Agile, o están haciendo el cambio para implementar Agile, o aún no usan Agile, pero estén listas para la transición.

Como gerente de proyectos de nivel básico, no es probable que se espere que lideres un cambio completo a Agile en una gran organización. Pero puede esperarse que apoyes el proceso de cambio. Por otro lado, puede que te contrate una organización más pequeña que quiera que lideres el cambio. Las técnicas que se compartirán contigo en esta entrada te prepararán para hacer frente a estas diferentes situaciones. Comencemos. 

Cuando una organización cambia la forma en que realiza sus negocios, por lo general, también requiere un cambio en su cultura. Entender la cultura de la organización y el proceso de gestión de cambios es fundamental a la hora de introducir nuevas formas de trabajar. La cultura de la organización se basa en valores compartidos en el lugar de trabajo y se evidencia en los comportamientos de las personas, las actividades, la forma en que se comunican y cómo trabajan entre sí. Un cambio que no está sincronizado con la cultura existente es mucho más difícil de completar. De hecho, hay investigaciones que demuestran que las empresas que no tienen en cuenta los aspectos culturales de la metodología Agile tienen más probabilidades de fallar. La gestión de cambios es el proceso de hacer que la gente adopte un nuevo producto, proceso, o en el caso de Agile, un nuevo sistema de valores. Veamos cómo ayudar a introducir, o continuar con la adopción de Agile o Scrum en una organización. A menos que la organización tenga muchos años de comportamientos y experiencia en metodología Agile, puede que te enfrentes a un cambio en la cultura de la organización. Estos cambios toman tiempo, a veces años en completarse. Como gerente de proyectos, es posible que solo implementes algunos cambios, y eso está bien. Aun así agregarás valor mostrándole a tu equipo u organización formas nuevas y diferentes de abordar el negocio. 

"El cambio requiere persistencia paciente". Puede parecer que todo está tardando demasiado, pero, en muchos casos, los pequeños cambios se suman a un gran cambio a largo plazo. ¿Cuáles son algunas formas en que puedes incorporar Agile o Scrum a un nuevo equipo? Primero, quiero que pienses en el concepto de crear un sentido de propiedad y urgencia. Cuando las personas tienen una sensación de propiedad y urgencia en torno a un proyecto, aumenta el interés, la motivación y el compromiso con el resultado del proyecto. Una manera de crear un sentido de propiedad es encontrar un patrocinador ejecutivo que también tenga un sentido de propiedad por el cambio que está creando. Siempre que sea posible, señala conexiones entre los cambios que estás haciendo y la misión o los valores declarados de la empresa. Tener la aceptación de alguien de nivel jerárquico superior aumenta tus posibilidades de impulsar con éxito cualquier cambio en la cultura de la organización. Idealmente, tu patrocinador reforzará los beneficios de Agile para la organización y te brindará el apoyo y los recursos que necesitas. 

¿Y si se genera un sentido de la urgencia? Un enfoque para esto es preguntar al equipo, a la organización, y a los interesados qué funciona y qué no funciona en este momento. Luego asegura de que los cambios se relacionan directamente con esas oportunidades. Aquí hay algunas preguntas que podrías hacer. ¿Qué nos impide ofrecer el mejor producto posible para nuestros clientes? ¿Qué permite que nuestros competidores nos superen en este mercado? ¿Cómo podemos ayudar a nuestros equipos a ser más productivos y sentirse apoyados en su trabajo? Esto no solo te ayuda a priorizar tu trabajo, sino que haces que el equipo piense en las posibilidades que disfrutarán si el cambio es exitoso. Puedes usar estas preguntas más adelante para recopilar comentarios durante el cambio. Volver a estas preguntas y demostrar las mejoras incrementales es el verdadero espíritu de Agile. 

Al aplicar algunas de estas técnicas, aumentarás tus posibilidades de éxito. Con un poco de persistencia paciente, puedes superar parte del escepticismo inicial, y los beneficios de un enfoque Agile comenzarán a ser evidentes para el equipo. Una vez que esto suceda, el cambio será más fácil de impulsar a lo largo del tiempo junto con sus compromisos.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.