Realizar reuniones inclusivas y accesibles

Las reuniones eficaces generalmente tienen cuatro factores en común: son estructuradas, intencionadas, colaborativas e inclusivas. En esta publicación, explorarás el cuarto factor: cómo hacer que las reuniones sean más inclusivas.

Crear un entorno inclusivo.

La inclusión de empleados de diferentes orígenes e identidades es extremadamente importante para cualquier organización que busque crear un fuerte sentido de pertenencia en el ámbito laboral. Además, cuando los miembros del equipo se sienten incluidos, tienden a querer hacer su mejor trabajo. Esto también es perfecto para la organización. Crear un ambiente inclusivo puede ser particularmente desafiante en las reuniones porque estas les pueden resultar intimidantes a los participantes. Como gerente de proyectos, es parte de tu trabajo realizar reuniones que incluyan a todos los participantes y que creen una sensación de seguridad emocional y valor para la participación activa de todos. Para ayudar a realizar reuniones inclusivas en las que todos se sientan fortalecidos, debes implementar procedimientos que sean predecibles y se sigan de manera coherente. 

● Formaliza consignas iniciales para el grupo que fomenten la comprensión y aseguren que todos sepan que se necesita su opinión. Crea un proceso que pida constantemente a cada persona que comente sobre su trabajo o cómo le va en su vida cotidiana. Las preguntas deben ser abiertas y variar con el tiempo para incluir algo de humor, analogías y oportunidades de "terminar la oración". Como gerente de proyectos, tu ejemplo prepara el terreno de la dinámica del equipo, así que siempre consulta al equipo e inspira profesionalismo, vulnerabilidad y empatía. Las consignas populares incluyen: «Lo destacado de mi semana fue...» y «Esta semana agradezco...» 

● Presta tu atención total a todos. Escucha atentamente lo que todos tienen que decir y ten cuidado de no interrumpir a nadie mientras habla. El lenguaje corporal, como mantener el contacto visual y girar el cuerpo en la dirección de un hablante, puede ayudar a que alguien se sienta seguro al expresar su opinión. Evita sacudir la cabeza, mirar hacia otro lado o fijarte en el teléfono cuando alguien habla. 

● Procura que todos los participantes sean escuchados. Pide ideas a los participantes y haz preguntas para fomentar la participación. Si interrumpen a una persona, redirige la atención de todos hacia ella y pídele que complete su idea. Si alguien aún no ha hablado, pregúntale qué piensa. Es importante tener en cuenta que algunas personas tienen temor de hablar en las reuniones. Esto puede ocurrir más que nada en reuniones virtuales o conferencias telefónicas. También ocurre en el caso de personas que no son la mayoría en la sala y pueden sentir que representan a todo un grupo de personas que se ven, suenan o se muestran como ellos. También puedes notar que quienes están en el nivel inicial pueden tener miedo de hablar, ya que recién comienzan sus carreras. Puede ayudar a las personas a sentirse más cómodas y respaldadas si les avisas anticipadamente que se les pedirá que hablen durante una reunión. Entonces, podrán prepararse con anticipación. Al finalizar la reunión, también puedes pedirle la opinión a alguien que no habló. 

● Ayuda a los participantes a sentirse cómodos al compartir diferentes perspectivas. Para alentar la diferencia o contraposición de ideas, aclara que se valoran los puntos de vista alternativos. Puedes preparar el terreno al alentar perspectivas en competencia al comienzo de la reunión. Trata de obtener al menos tres puntos de vista sobre algún tema que pueda tener cierta variación en la sala. Continúa después de la reunión mediante la solicitud de ideas adicionales. 

● Usa imágenes que reflejen la diversidad del mundo. En los materiales y folletos de tu presentación, selecciona imágenes que ilustren la diversidad en cuanto a raza, género, edad, capacidad, antecedentes culturales, religión, ubicación geográfica, etc. Las personas de tus imágenes deben representar orígenes diversos para respaldar aún más la inclusión y que todos en la sala se sientan bienvenidos y representados. 

Hacer que las reuniones sean accesibles para todos.

Las reuniones no pueden ser inclusivas si no todos pueden participar plenamente. Es importante que te asegures de que las reuniones sean accesibles para todos. Accesible significa que algo resulta fácil de usar, acceder o adaptar a las personas con discapacidades. En las reuniones, significa que las personas con discapacidades puedan participar o comprender la información compartida. 

Al planificar las reuniones, debes tener en cuenta las necesidades de las personas que tienen los siguientes tipos de discapacidad: 

● Deficiencia visual o ceguera. 

● Hipoacusia o sordera. 

● Discapacidad motriz, lo que implica dificultades para moverse, como las que padecen personas que usan sillas de ruedas o bastones. 

Estos consejos pueden ayudarte a asegurarte de que en las reuniones puedan participar: 

Personas con deficiencia visual.

Materiales de la presentación.

● Usa un tamaño de fuente grande (mínimo 22 puntos). 

● Usa colores de contraste alto. 

● Ofrece descripciones de texto alternativas para todas las imágenes, fotografías, gráficos, tablas, etc. 

● Ofrece a los asistentes con deficiencia visual o ceguera una versión de la presentación en formato electrónico accesible. 

● Ofrece a los participantes los materiales de presentación en un formato electrónico accesible con anticipación. 

● Describe todos los gráficos significativos de tu presentación (tales como fotos, imágenes, gráficos e ilustraciones). 

Folletos y materiales impresos

● Usa un tamaño de fuente grande (mínimo 18 puntos). 

● Usa letras negras sobre papel blanco mate. 

● Usa una fuente simple y evita las fuentes comprimidas y las cursivas. 

● Usa 1.25 para duplicar el interlineado. 

Personas hipoacúsicas.

● Siempre mira a la persona con la que te estás comunicando. Esto es especialmente útil para los miembros de la audiencia que leen los labios. 

● Habla con claridad, a un ritmo y volumen moderados, y da tiempo a la otra persona para que responda. Evita exagerar, ralentizar el discurso o levantar la voz. 

● Pide aclaraciones si no entiendes algo que la persona te dice. 

● Incluye toda la información presentada en una presentación hablada con diapositivas. 

● Añade subtítulos a los vídeos. La Ayuda de YouTube ofrece instrucciones para añadir tus propios subtítulos a los videos. 

Personas con problemas motrices.

● Ofrece un amplio espacio de circulación en la sala de reuniones para que las personas que usan dispositivos de movilidad puedan pasar fácilmente. 

● Ofrece asientos accesibles en toda la habitación. 

● En las presentaciones, usa asientos semicirculares para que todos los participantes puedan mirar en la dirección del orador. 

La creación de reuniones que sean inclusivas y accesibles para todos los participantes mejorará el compromiso, la productividad y la confianza del equipo. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.