Consejos para definir las tareas del proyecto

El proceso de identificar las tareas del proyecto y definirlas es algo que requiere práctica. Dividir las tareas en partes viables es un desafío porque tienes que decidir qué tareas pueden requerir subtareas adicionales y cuáles no. Por ejemplo, si estás gestionando una mudanza a través del país, no necesitas analizar la tarea de descargar las cajas del automóvil para ver qué caja debe moverse primero. Sin embargo, es posible que debas dividir las tareas de la mudanza en pasos más pequeños y detallados. A medida que progreses en tu carrera, mejorarás en el desglose de las tareas. Mientras tanto, aquí hay algunas pautas para ayudarte a mejorar esta importante habilidad de gestión de proyectos.

Definir las tareas del proyecto en una o dos oraciones.

Cuando escribas descripciones de las tareas del proyecto, redúcelas a una o dos oraciones. Si descubres que la descripción de una tarea determinada debe ser más larga que una o dos oraciones, esto indica que la tarea es compleja y podría dividirse en tareas más pequeñas o que podría necesitar una aclaración adicional. 

Examinar las dependencias de las tareas del proyecto.

Cuando veas cómo puedes dividir ciertas partes del proyecto en tareas, ten en cuenta las dependencias de las tareas o lo que debe completarse o entregarse de una persona a otra antes de que se pueda comenzar el trabajo en cada tarea. Identificar las dependencias puede ayudarte a decidir cuánto se debe dividir una tarea. Por ejemplo, si estás gestionando un proyecto que incluye una ceremonia de premios y una de las tareas es preparar el escenario, las dependencias para esta tarea podrían incluir obtener estimaciones de un contratista audiovisual (AV), adquirir el equipo necesario y construir el telón de fondo del escenario. 

Obtener ayuda de los miembros del equipo.

A menudo, es útil que tu equipo participe en el proceso de desglose de las tareas. Es posible que tengas una reunión en la que debatas cada objetivo general o tarea importante con el equipo. De esta manera, los miembros del equipo pueden presentar diferentes perspectivas a medida que trabajan juntos para dividir las tareas. Por ejemplo, si alguien de tu equipo tuvo experiencia en un proyecto similar, es posible que sugiera que una determinada tarea se divida en tres tareas diferentes. 

Definir las tareas del proyecto por la cantidad de tiempo que tardarán en completarse.

Definir las tareas del proyecto por la cantidad de tiempo que se espera que lleven revelará cualquier tarea especialmente larga. Si se espera que una tarea lleve mucho tiempo, podría indicar que hay subtareas adicionales que deben definirse. La identificación de tareas por tiempo es útil para programar otras tareas o eventos en torno a las tareas más largas. Esta estrategia también te ayuda a determinar los hitos adecuados, ya que estos suelen ser la culminación de una serie de tareas. Reconocer la finalización de una tarea grande y larga también es una excelente manera de celebrar el éxito, aprender del proceso y mantener el proyecto en marcha. 

Identificar las tareas del proyecto por sus factores “terminados”.

Comienza con el final en mente: ¿Qué significa que la tarea se considere “terminada”? A partir de ahí, puedes trabajar hacia atrás para ver si omitiste algún paso e identificar puntos de control para completar durante el proceso.

Fuente: 

Coursera-Gestión de Proyectos de Google.