Gestionar a los interesados. Consejos y soluciones

La gestión de los interesados es el proceso de mantener buenas relaciones con las personas que tienen la mayor influencia en tu trabajo. La gestión eficaz de los interesados es una parte integral de todo proyecto porque fomenta la buena comunicación, el trabajo en equipo, la confianza entre los miembros y mucho más. Sin una gestión eficaz de los interesados, es menos probable que un proyecto tenga éxito. Sigue leyendo para conocer algunos consejos y prácticas recomendadas para una gestión eficaz de los interesados.

Gestión de los interesados durante el inicio del proyecto.

● Identificar a todos los interesados al comienzo de tu proyecto o iniciativa. Involucra a todos lo antes posible para establecer expectativas, responsabilidades y límites claros. Identificar a tus interesados desde el principio les da tiempo suficiente para expresar cualquier inquietud que puedan tener sobre el proyecto o su papel dentro de él. Si tienen un sentido de propiedad desde el principio, es más probable que tus interesados acepten tus roles, brinden información adecuada y ayuden a eliminar los obstáculos para permitir que el proyecto avance. 

● Mantener clara la visión del proyecto. La visión del proyecto describe la necesidad que satisface el proyecto. Es importante tener una visión clara y específica del proyecto porque, como hemos aprendido, los interesados pueden ejercer presión para aumentar los requisitos, acortar el plazo o recortar los recursos. Asegurarse de que los interesados hayan acordado la visión y, más específicamente, lo que parece "hecho" proporciona claridad para todos los involucrados en el proyecto. La inclusión de interesados altamente influyentes en los procesos de planificación estratégica garantizará que todos los miembros del equipo estén alineados con la visión del proyecto. 

● Equipa a tus interesados con recursos fáciles de usar en todo momento. Esto podría significar crear un informe de una página (un documento de una página que proporciona una descripción general de tu proyecto) o un informe de estado semanal con la información más reciente y enlaces a los principales artefactos del proyecto. También puede significar garantizar que todos tengan acceso a la documentación necesaria. 

Gestión de las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

A medida que avances en el ciclo de vida del proyecto, deberás mantener buenas relaciones con todos los interesados para asegurarte de que estén satisfechos y colaboren con el equipo. Las siguientes estrategias pueden ayudarte a conocer los intereses, las preocupaciones y las preferencias de comunicación de tus interesados y solicitar su ayuda a lo largo del ciclo de vida de tu proyecto: 

● Averigua qué les importa a los interesados y por qué. Pregunta a tus interesados: ¿Cuáles son tus prioridades y objetivos más importantes? ¿Qué papel te gustaría desempeñar en este proyecto? ¿De qué manera te respaldará este proyecto y cómo respaldará tus prioridades más importantes? 

● Ajusta la frecuencia y el enfoque de tu comunicación según las funciones y preferencias de los interesados. Diles a tus interesados: Así es como pienso mantenerte informado, ¿te parece bien? 

● Recurre a la ayuda de los principales interesados cuando sea necesario. Pregunta a tus interesados: ¿Con quién más recomiendas que me ponga en contacto acerca de este proyecto? 

● Una vez que los interesados tengan un interés personal, hay que plantearles los problemas del proyecto. Pregunta a tus interesados: ¿Cómo manejarías esta situación? ¿Qué soluciones te vienen a la mente? 

Los interesados pueden ser tus mayores aliados como gerente de proyectos. Practicar tus habilidades de gestión de los interesados puede ayudarte a obtener el apoyo de ellos y a mantenerlos comprometidos a lo largo de tu proyecto.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.