Retrospectivas: Fomentar la responsabilidad

En esta publicación, se compartirán algunas técnicas para fomentar la responsabilidad durante una retrospectiva. La responsabilidad se refiere a garantizar las decisiones asociadas con un proyecto o una tarea. La responsabilidad es una parte realmente importante en una retrospectiva productiva. Si con una retrospectiva se pretende contar con una herramienta útil para mejorar un proceso, entonces los participantes en la retrospectiva deben ser honestos sobre cómo el equipo podría haber tenido un mejor desempeño. ¿Solo en ese momento el equipo puede descubrir cómo mejorar en el futuro?

Saber cómo lograr que un equipo asuma la responsabilidad de un proyecto determinado será un gran beneficio para ti en tu carrera. 

Antes de continuar, hay que dejar un punto en claro. La responsabilidad y la culpabilización son dos cosas muy diferentes, y solo la responsabilidad pertenece a una retrospectiva. La culpabilización agobia a las personas en lugar de empoderarlas para compartir honestamente. 

La responsabilidad no implica culpabilizar a miembros específicos del equipo por sus errores. En su lugar, anima al equipo a que piense holísticamente sobre los errores y desafíos para identificar soluciones en el futuro. Otro beneficio de la responsabilidad es que fomenta la propiedad. Cuando un miembro del equipo siente propiedad sobre un aspecto del proyecto, puede motivarlo más a lo largo del proyecto para garantizar que el aspecto cumpla con los estándares de calidad y ayuda al progreso del proyecto hacia la meta. 

Entonces, analicemos algunas técnicas excelentes que puedes usar para fomentar la responsabilidad durante una retrospectiva. Una técnica recomendada es preparar desafíos específicos para debatir en un grupo. Esto podría ser especialmente útil si descubres que tu equipo quiere concentrar el debate solo en los éxitos del proyecto. Para fomentar la responsabilidad, llama la atención en un desafío específico. 

Otra técnica útil es convertir las quejas del equipo en elementos de acción inteligentes. Ya aprendiste que los objetivos del proyecto deben ser SMART, lo que significa que sus objetivos deben ser specific (específico), measurable (medible), attainable (alcanzable), relevant (relevante) y time-bound (de duración determinada). Pero aquí hay otro consejo, los elementos de acción también podrían ser SMART. Si descubres que el equipo se queja más de lo que resuelve, elige una queja y conviértela en un elemento de acción SMART. Si muestras a tu equipo cómo convertir las quejas en acciones, puedes ayudarlos a orientarse más hacia las soluciones. Cuando se trata de fomentar la responsabilidad, también es una buena idea impulsar al equipo para que identifique su papel en la creación de un desafío en particular. Es posible que el equipo se sienta más enfocado solo en los desafíos que sienten que no pueden controlar o en los que no tienen ningún tipo de influencia. Cuando analices los desafíos hacia los que el equipo parece reacio a asumir la responsabilidad, puedes ayudarlos a pensar en la serie de eventos que condujeron a un determinado desafío. Luego, puedes impulsar a tu equipo para que identifique un momento en esa serie de eventos donde no pudieron reconocer y abordar el problema. 

A medida que tu equipo hable sobre los diversos desafíos que enfrentaron, asegúrate de que las críticas sean constructivas. La crítica constructiva es una forma respetuosa de feedback que tiene la intención de ayudar a que el destinatario mejore en su trabajo. Si la crítica de una parte del proyecto comienza a pasar de constructiva a inútil o severa, será tu rol como gerente de proyectos redirigir la conversación. Para cambiar de tema, trata de separar el desafío que se está debatiendo de cualquier persona específica en la sala. Puedes hacer esto dirigiendo la conversación hacia las mejoras del proceso de las que todo el equipo puede aprender.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.