Concepto de presupuesto

 AECA define el presupuesto en los siguientes términos:

"Es un plan integrado y coordinado que se expresa en términos financieros, respecto de las operaciones y recursos que forman parte de una empresa, para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia".

El presupuesto como instrumento de gestión anticipa el conocimiento de los posibles problemas, facilitando el estudio de las distintas alternativas de acción, cuando aquellos tengan lugar.

La elaboración del presupuesto es un proceso complejo en cuanto que implica la participación e integración de los diferentes niveles y centros de responsabilidad. A partir de él y de forma periódica, generalmente cada mes, la evaluación de la actuación de los distintos centros viene explicitada por el cálculo de las desviaciones entre el presupuesto y los resultados conseguidos.

Del mismo modo, la confección de los presupuestos anuales se enmarca dentro del proceso de planificación global y a largo plazo de la empresa; por ello ha de estar vinculado con la estrategia y la estructura organizativas. Será preciso concretar para cada uno de los centros de responsabilidad, sus objetivos y recursos específicos de forma que sean coherentes: 

a) Con los objetivos globales de la empresa definidos en la estrategia.

b) Con los objetivos de los demás centros de responsabilidad.

c) Con las responsabilidades de cada centro definidas en la estructura organizativa de la propia empresa. 

Los beneficios atribuidos con mayor frecuencia a los presupuestos son, según Gutiérrez Ponce (1991), los siguientes: 

1. Se consideran como sistema de autorización, al permitir determinadas funciones de inversión en bienes específicos a los directivos.

2.. Son un medio de planificación y previsión, en un intento de predicción del comportamiento de determinadas variables aleatorias intentando configurar el futuro en base a determinados factores controlables.

3. Son un canal de comunicación y coordinación de particular relevancia en las estructuras descentralizadas.

4. Pueden ser un dispositivo de motivación para los directivos, si bien tal papel motivacional puede entrar en conflicto con las funciones de planificación y previsión.

5. Son un instrumento de evaluación y control de las actuaciones que generarán la base para la toma de decisiones. 

El comité responsable de la elaboración de los presupuestos deberá determinar el proceso y las normas formales de su ejecución (calendario, personas y centros involucrados, criterios de elaboración, cálculo de los presupuestos, etc.). 

Los objetivos de la actuación presupuestaria por centros de responsabilidad pueden ser los siguientes: 

1. Obtener información que facilite la toma de decisiones.

2. Planificar las actividades a llevar a cabo por cada centro de responsabilidad.

3. Coordinar las actividades de las diferentes unidades y, en consecuencia, estimular el trabajo en equipo.

4. Comunicar los objetivos a los diferentes responsables y centros.

5. Motivar en orden a la consecución de los objetivos.

6. Facilitar la posterior evaluación del resultado y de la actuación de responsables y centros. 

La utilización del presupuesto puede responder a diferentes necesidades que afecten a su eficacia en el proceso de control, pudiendo suponer un freno al fomento de la motivación cuando se enfatizan los aspectos técnicos, formalistas o de exactitud. Por otro lado, pueden plantearse conflictos entre la forma de realizar la planificación y su aplicación en el proceso de evaluación de las actuaciones. 

Los aspectos formales de sujeción a un calendario de elaboración y finalización, así como la aprobación del presupuesto definitivo antes del comienzo del ejercicio son aspectos relevantes de la planificación presupuestaria. 

Otro aspecto a considerar es el nivel de participación de los diferentes responsables en cada una de las etapas de la elaboración de los presupuestos. Una reducida participación puede implicar una pérdida de motivación y de exactitud del presupuesto. Por otra parte, existe el riesgo de que las previsiones se realicen de forma conservadora o interesada con objeto de beneficiarse en el proceso de evaluación. 

Es conveniente establecer objetivos alcanzables que supongan un cierto grado de desafío, ya que pueden ser un importante estímulo de la motivación de los responsables. 

Fuente:
Académica – Curso Elaboración de Presupuestos.