Plan de Relaciones Públicas

Es un documento que establece los antecedentes, circunstancias actuales y oportunidades que tiene una organización con cada uno de sus públicos, para conformar objetivos y metas, así como las estrategias y tácticas para lograrlo, con el propósito de llevar a cabo relaciones públicas, o comerciales, fructíferas para todos.

Al Ries sostiene que las relaciones públicas pueden ser más efectivas que la publicidad, pues el trato directo con la gente tiene más peso que los mensajes a través de medios, que son fríos e impersonales.

La publicidad tiene su propia valía y, en efecto, las relaciones públicas representan junto con las ventas, la mayor posibilidad de contactar directamente al mercado meta, las cuales, sin duda, son insustituibles.

Si no se cuenta con estrategias que estén vertidas en un plan y a las que se dé seguimiento, las acciones que se emprendan no tendrán el resultado esperado.

La importancia del plan de Relaciones Públicas, más allá de darle solidez a la imagen de la empresa y a sus productos o servicios, y de estrechar cada vez más las acciones comerciales, se centra en el hecho de que con cada público existen objetivos y metas diferentes y muy concretos, por lo que no se podrían generalizar y, entonces, las estrategias y tácticas a seguir tendrán distintas intenciones. Un plan de Relaciones Públicas debe ser un instrumento de previsión.

La planificación debe ser estratégica, vislumbrando dónde se quiere estar en el futuro y cómo se va a llegar ahí para alcanzar los objetivos de la organización. Una adecuada planificación evita improvisaciones, ahorra tiempo y dinero. Una campaña bien planificada de relaciones públicas puede ser incluso más eficaz que cualquier costosa estrategia de publicidad. Los elementos que conforman el plan de relaciones públicas son:

1.      Portada.

2.      Introducción.

3.      Resumen Ejecutivo.

4.      Investigación, análisis y estudio de la estrategia de relaciones públicas de la competencia.

5.      Investigación, análisis y estudio de la estrategia de relaciones públicas de la empresa o marca.

6.      Brief o Briefing.

7.      Públicos objetivos. Por cada público identificado, se desarrolla lo siguiente:

·         Antecedentes.

·         Situación Actual.

·         Oportunidades.

·         Estrategias y Medios.

·         Estrategias de socialización/medios.

·         Estrategias institucionales/medios.

·         Estrategias corporativas/medios-

·         Estrategias de negocios.

·         Estrategias de comunicación.

8.      Recursos Humanos, Materiales, Equipo y Otros Requerimientos.

9.      Calendario de Actividades.

10.  Presupuesto.

11.  Control y Evaluación.

12.  Calendario Global de Actividades.

13.  Presupuesto Total.

Fuente: Vive la Administración II, Progreso Editorial.