Mapeo de Procesos

Es una herramienta que nos permite identificar:

• Procesos y actividades de una organización.
• Procesos que generan valor para el cliente.
• Procesos necesarios para la organización.
• Procesos que no generan valor.

Nos ayuda en la:

• Administración de sistemas de calidad (ISO).
• Procesos o proyectos de investigación y desarrollo de conocimiento intensivo.
• Administración de la cadena de suministro, para planificar, analizar y simular cadenas de suministro.
• Procesos de administración de relaciones y servicios al cliente (CRM).
• Soluciones específicas de industria.
• Diferentes métodos de administración de cambios en los procesos (Six Sigma, ABC, etc.). 

¿Cuál es su importancia?

• Facilita el análisis de la situación actual de los procesos que integran a la organización y ayuda a proponer mejoras o cambios a los mismos.
• Al mapear los procesos en una organización se logrará que el negocio sea más rentable.

 

Beneficios.

• Detección de los procesos estratégicos y clave del negocio.
• Implantar una metodología para examinar y medir los procesos del negocio.
• Detectar de manera sencilla dónde y por qué ocurren las fallas o desviaciones importantes.
• Identificación de oportunidades de mejora y rediseño en los procesos actuales.
• Tener una visión integral del negocio, permitiendo identificar la interrelación de los procesos que lo integran.
• Generar controles que ayuden a detectar los riesgos y crear planes estratégicos de cómo mitigarlos.

¿Qué ventajas tenemos al mapear correctamente los procesos?

• Contar con herramientas visuales a través de las cuales se identifican fácilmente las interrelaciones entre los procesos.
• Identificar la secuencia lógica de las actividades o tareas que conforman un proceso.
• Comprender claramente como están interconectadas las actividades de los procesos y donde podrían estar fallando las conexiones o actividades.
• Identificar rápidamente las actividades que agregan o destruyen valor en los procesos.
• Identificar los roles y responsabilidades del personal que participa en cada uno de los procesos.
• Diferenciar los procesos clave del negocio, de los procesos habilitadores o de apoyo, facilitando además la priorización de los mismos de acuerdo a la estrategia.
• Facilitar la identificación de los riesgos y los puntos de control en los procesos.
• Facilita la toma de tiempos de ciclo en los procesos, ya que se tienen claramente identificadas todas y cada una de las actividades que conforman el proceso.

 

Momentos del Mapeo de Procesos.

1er. Momento: Lo que creemos que ocurre (perspectiva de la situación actual). No se debe asumir que las cosas suceden como creemos que suceden, porque la rentabilidad del negocio se puede verse afectada. 

2do. Momento: Lo que realmente sucede (situación actual). Se debe obtener una fotografía real de la situación actual porque es la base de la mejora continua del negocio. 

3er. Momento: Lo que debería ser (mejores prácticas). Con base en los análisis de los diagramas de la situación actual, se deben eliminar todas las actividades que no agregan valor.

 

Consideraciones del Mapeo de Procesos.

• Si se analiza y/o rediseña un proceso sin tener en cuenta las implicaciones que este tiene en otros procesos de la empresa, se estará perdiendo el tiempo y corriendo el riesgo de tapar un agujero destapar otro.
• Hay que tener una “visión sistémica”.

 

El mapeo de procesos facilita el análisis e identificación de oportunidades de mejora en los procesos actuales y por consecuencia lógica facilita también el rediseño los mismos. 

En este sentido el mapeo de procesos es una técnica para examinar los procesos y determinar dónde y porqué ocurren fallas o desviaciones importantes. 

La respuesta es aplicar siempre un enfoque de procesos, entendiendo que la organización es como un rompecabezas en donde cada pieza (proceso) interactúa con otras piezas.

 

Para armar el rompecabezas de la organización, será necesario:

• Primero analizar la interrelación existente entre las unidades de negocio.
• Posteriormente analizar la interacción de los procesos que las conforman.
• Por último, detallar la secuencia lógica de las operaciones o actividades que integran un proceso o subproceso; lo cual es la base de cualquier mejora. 

Fuente:
https://es.slideshare.net/EDRASLUNA/taller-mapeo-de-procesos