Seguimiento de la estrategia digital

Se refiere a la supervisión continua de ejecución de las actividades para asegurar que los resultados se logren como se espera. 

Supervisión de actividades.

Esta incluye:

- Desarrollo de tareas: donde se revisa que los procedimiento y técnicas operativas se cumplan.

- Revisión del impacto favorable o negativo de los destinatarios: Supervisar elementos del entorno que puedan afectar el desarrollo de las actividades. La información obtenida permite detectar desviaciones respecto a la planeación, de esta forma se pueden tomar decisiones de forma rápida para redefinir la dirección de la intervención. 

Herramientas metodológicas.

Para realizar un seguimiento adecuado de las actividades, utiliza herramientas de control que te brinden una visualización del progreso, de esta forma encontrarás las actividades atrasadas o que afecten la planeación. Utiliza las siguientes herramientas: 

● Diagrama de Gantt: Elabora esta herramienta para visualizar el progreso de las actividades por fecha, su secuencia y el responsable de realizarlas. 

● Diagrama Pert o Técnica de Revisión y/o Evaluación de Programas: Consiste en generar una red con la secuencia en la que se desarrollan las actividades, como se considera el tiempo de cada actividad se puede identificar la ruta crítica o las actividades que deben cumplirse a tiempo para evitar atrasar o adelantar el proyecto. 

Para construir un Diagrama Pert haz lo siguiente:

- Identifica todas las actividades a realizar, su relación y la secuencia en la que deben realizarse. 

- Enlista las actividades y coloca frente a cada una letra siguiente el orden del alfabeto.

Identifica para cada actividad si tiene una actividad precedente, si no la tiene coloca un guion. 

- Identifica la duración óptima, real y pesimista considerada para cada actividad. 

- Obtén el tiempo promedio de cada actividad, para ello, multiplica el tiempo real por 4, súmale el tiempo óptimo y el tiempo pesimista, y divide totalmente entre 6. El resultado es el tiempo promedio. Hazlo para cada actividad. 

- Construye la red de secuencia de actividades, inicia colocando un círculo ◌ dividido y después coloca todas las actividades que no tienen una actividad precedente. 

- Conecta el círculo de inicio con los círculos de las actividades sin precedentes. 

- Coloca en cada círculo la letra que identifica la actividad y su duración. 

- Ordena las actividades hacia la derecha considerando su precedencia, al colocar todas agrega un círculo final y conecta todas las actividades que quedaron. 

- Cuenta el tiempo de cada actividad considerando el tiempo 0 de la actividad de inicio, empieza por la actividad A, esta no precede de ninguna, por lo tanto el tiempo de inicio es 0, y el de realización es 5 (para este ejemplo). Haz lo mismo con los siguientes. 

- Si una actividad depende de la finalización de otras dos actividades selecciona la que tenga mayor tiempo de realización y suma el tiempo de la actividad hasta concluir todas. 

- Ahora cuenta del final del proyecto al inicio, pero restando. Si encuentras que dos actividades preceden a una actividad, selecciona el tiempo menor y resta el tiempo de la actividad, continua hasta llegar al inicio. 

- Para encontrar la ruta crítica realiza la diferencia entre los valores que obtuviste para obtener la holgura y colócalo debajo del círculo. 

- Resalta la unión de las actividades que tengan holgura igual a cero, estas forman la ruta crítica de tu proyecto. 

- Debes poner atención a las actividades que construyen la ruta crítica, ya que si estas no se realizan en tiempo pueden provocar que el proyecto se retrase, pero si se realizan en menor tiempo, el proyecto puede terminarse antes. 

- Para completar el seguimiento de la estrategia realiza reuniones semanales de control para revisar el avance en cada reunión lleva el Diagrama de Gantt para revisar el avance por fecha, además realiza una minuta y registra la siguiente información:

            ● Tema o razón de la reunión.

            ● Fecha y hora.

            ● Participantes.

            ● Puntos tratados y acuerdos.

            ● Tareas por realizar.

            ● Fecha de la siguiente reunión. 

- El seguimiento de las estrategias te ayudará a alcanzar su éxito ya que de nada sirve tener una excelente planeación si el proyecto no se realiza según lo acordado y los resultados son opuestos.

Fuente:
Fundación Carlos Slim – Curso Analista de Necesidades de Formación.