Cómo afectan los gerentes de proyectos a las organizaciones

Algunas de las formas principales en que los gerentes de proyectos pueden agregar valor a los proyectos e influir en las organizaciones son: 

● Centrarse en el cliente.

● Formar un equipo excelente.

● Fomentar las relaciones y la comunicación.

● Gestionar el proyecto.

● Superar los obstáculos. 

Centrarse en el cliente.

Los clientes son siempre un elemento clave para el éxito de cualquier negocio. El campo de la gestión de proyectos no es excepción. En la gestión de proyectos, la palabra “cliente” se refiere a una persona u organización que define los requisitos del proyecto y establece pautas importantes, como el presupuesto y los plazos. En los proyectos, los clientes pueden ser internos o externos. Los clientes internos son los interesados que forman parte de tu organización, como la gerencia, los miembros del equipo del proyecto, los gerentes de recursos y otros departamentos de la organización. Los clientes externos son ajenos a tu organización, como los contratistas, proveedores y consumidores.  

Para ejecutar un proyecto con éxito, éste debe cumplir con los estándares del cliente. Para cumplir con los estándares del cliente, debes asegurarte de entender con claridad sus expectativas. El cliente está en el centro de un proyecto exitoso. Los gerentes de proyectos pueden agregar mucho valor al proyecto si entablan relaciones con los clientes y se toman el tiempo para asegurarse de que se escuche al cliente y que esté satisfecho con el resultado. 

Hacer preguntas al cliente.

En primer lugar, siéntate con el cliente y pregúntale qué problema está tratando de resolver. Podrías preguntarle si tienen una visión específica del resultado final que les gustaría obtener. A veces, los clientes dependen de los gerentes de proyectos para encontrar la solución a su problema. 

Tomarse el tiempo para profundizar un poco más en el “por qué” detrás del proyecto puede ayudar a un gerente de proyectos a brindar un mejor apoyo y comprender más al cliente. Cuanto más entiendas los objetivos del cliente, más probabilidades tendrás de producir lo que el cliente busca. 

Formar un equipo excelente.

El equipo es el mayor activo de un proyecto. Un gerente de proyectos exitoso lo sabe y se toma el tiempo para comprender las motivaciones, fortalezas y debilidades de cada persona. Los gerentes de proyectos agregan valor al proyecto al identificar el equipo adecuado para el proyecto y permitir que el equipo tenga éxito y tome decisiones. 

Cuando trabajas para formar un equipo excelente, tienes que tener en cuenta las destrezas necesarias para el proyecto, así como los recursos disponibles. Comprender los requisitos del cliente ayuda a dar forma a las destrezas que debe tener el equipo. Como gerente de proyectos, debes atraer a personas con las destrezas adecuadas y asegurarte de que cada miembro del equipo sepa que es valorado y apreciado, y que confías en ellos. Para demostrar cómo te sientes con respecto al valor del equipo, puedes permitirles aportar información y hacer preguntas, y atender sus necesidades lo antes posible. 

Fomentar las relaciones y la comunicación.

Como gerente de proyectos, mantener la satisfacción del cliente y formar un equipo excelente son dos formas en las que puedes agregar valor a un proyecto. Ambas destrezas se basan en las relaciones y la comunicación. Los gerentes de proyectos que aportan más valor son los que se toman el tiempo para entablar relaciones, comunicarse y tratar a los demás con consideración y respeto. 

Los gerentes de proyectos pueden marcar la pauta de un proyecto y entablar relaciones dentro de sus equipos y con los interesados. Tomarte el tiempo para hablar diariamente con tu equipo, ver cómo les va y preguntar si hay algo en lo que necesitan ayuda puede ser fundamental para que se sientan valorados y escuchados. 

Gestionar el proyecto.

Cuando formas equipos, a cada persona se le asignan tareas específicas del proyecto. Una vez finalizada la tarea, la persona responsable de esa tarea entrega esa parte del proyecto a la siguiente persona. Los miembros de tu equipo no siempre ven el panorama completo ni cómo afectan a los demás en un proyecto. Un gerente de proyectos exitoso observa el impacto de cada proceso dentro del proyecto y lo comunica al equipo. Esto garantiza que todos los que trabajan en el proyecto comprendan el objetivo de su tarea, así como el objetivo general del producto terminado. 

Gestionar un proyecto puede ser complicado, pero si te tomas el tiempo de entablar relaciones y mantener líneas de comunicación abiertas, aumentarás las posibilidades de éxito del proyecto, así como la satisfacción del cliente y de los miembros de tu equipo.  

Superar los obstáculos.

Un gerente de proyectos agrega valor a un proyecto cuando supera obstáculos, permite a su equipo crear nuevas formas de hacer las cosas y fomenta el intercambio de ideas. Como gerente de proyectos, tienes que ser un ejemplo de ingenio y colaboración, y animar a tu equipo a hacer lo mismo. 

¿Cómo puedes superar los obstáculos en un proyecto? Puedes ofrecer apoyo al equipo a medida que prueben nuevos enfoques para buscar soluciones, y puedes abogar por recursos adicionales para el equipo. Si a tu equipo le resulta difícil obtener una respuesta de otra organización, puedes ponerte en contacto con esa organización tú mismo para mantener al equipo encaminado y dentro de los plazos programados. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.