Una responsabilidad que corresponde al área de planificación y organización es aprovechar las herramientas de productividad y la creación de procesos.
Durante la planificación y ejecución de un proyecto, es posible que tengas que utilizar ciertas herramientas y desarrollar procesos para mejorar el intercambio de información en todo el equipo; es posible que también debas crear planes, plazos, horarios, y otras formas de documentación para realizar un seguimiento del progreso del proyecto, y usualmente deberás mantener al día esos documentos a lo largo de la totalidad del proyecto.
La siguiente tarea es la elaboración de presupuestos, el control de costos, etc. Mientras el proyecto está en marcha, cambios en el plan y el presupuesto es inevitable que aparezcan, esto requerirá que controles y administres el presupuesto, rastrees problemas y riesgos a medida que surgen, y mitigues esos problemas y riesgos para gestionar la calidad. Una forma de hacer esto es eliminar las barreras imprevistas que surgen.
Cuando decimos obstáculos, queremos decir cosas que pueden impedir el progreso del proyecto.
Otra parte importante del rol de gerente de proyectos es gestionar tareas. Una tarea del proyecto es una actividad que se debe cumplir dentro de un período de tiempo establecido por ti, tu equipo o los interesados.
El seguimiento de tareas es una buena manera de ayudar a gestionar la carga de trabajo del equipo y asegurarse de que se hagan las cosas. El seguimiento de las tareas es también una excelente herramienta para mostrar el progreso a quienes no forman parte del equipo inmediato, como los interesados.
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