Fases en acción: Ejecución y cierre

El trabajo del gerente de proyectos no es llevar a cabo todas las tareas, el trabajo principal es gestionar el progreso del proyecto en su totalidad. Esto significa que supervisarás los esfuerzos del equipo y te asegurarás de que todos entiendan lo que se espera de ellos, qué tareas deben realizarse, y cómo y cuándo se deben completar.

También es tu trabajo ayudar a eliminar cualquier obstáculo y alertar a las personas adecuadas ante la posibilidad de un retraso en el proyecto. Esto significa que deberás comunicarte con el equipo y cualquier otra persona involucrada en el proyecto mediante reuniones, comunicaciones escritas como notas, correos electrónicos o herramientas de chat internas, y otros documentos de trabajo como informes de tareas. 

A medida que avance el proyecto, se harán ajustes en el cronograma, el presupuesto y la asignación de recursos, comunicando claramente las actualizaciones durante el proceso. 

Cuando se completen todas las tareas y se cumpla el objetivo del proyecto, es hora del cierre. Por lo general, esta fase se pasa por alto porque es fácil suponer que una vez que se cumple el objetivo del proyecto, todos pueden seguir adelante, pero no, todavía queda mucho por hacer. 

Primero, verifica que se hayan completado todas las tareas, incluido cualquier trabajo que se agregó durante el proceso. Asegúrate de que se hayan pagado todas las facturas pendientes, se devuelvan los recursos y se contabilicen, y se haya presentado la documentación del proyecto. Luego, y esto es muy importante, obtén la confirmación por parte de los destinatarios de que están de acuerdo con el resultado final del proyecto. 

Es fundamental para el éxito del proyecto que la persona que te pidió que administraras el proyecto esté satisfecha con el resultado final. Una vez que tengas la confirmación de que el proyecto cumple con los objetivos, tómate un tiempo para reflexionar sobre lo que salió bien y tal vez lo que no salió tan bien. Esta reflexión se suele llamar retrospectiva y es una oportunidad para observar las mejores prácticas y aprender a gestionar tu proyecto de manera más eficaz en el futuro. 

Incluso si todo salió bien, las notas de tu retrospectiva también son valiosas para las personas u organización que reciben el resultado final del proyecto, ya que pueden usar esa información para informar decisiones sobre su negocio la próxima vez que consideren un proyecto. 

Ahora es el momento de recopilar toda la documentación del proyecto que se creó o recopiló durante el proceso, incluidos todos los planes y reflexiones, y compartir los resultados finales del proyecto con los interesados. 

Recuerda que los interesados son personas que se interesan y se ven afectadas por la finalización y el éxito del proyecto. Según el tipo de proyecto, los interesados pueden incluir un departamento o el equipo directivo de la organización, clientes o clientes del producto o servicio, usuarios de la nueva herramienta o proceso, o incluso la comunidad en general si planeas una reunión comunitaria en el ayuntamiento. 

Tómate un tiempo para celebrar el esfuerzo de tu equipo en el proyecto. Celebrar ayuda a las personas a sentirse bien por el trabajo realizado y pensar en el trabajo como inspirador y gratificante, porque realmente lo es. Algunas ideas para pequeñas celebraciones son enviar un correo electrónico a toda la empresa o al equipo, agradeciendo al equipo y reconociendo los esfuerzos individuales. Para grandes proyectos, incluso puedes considerar una fiesta de la empresa para celebrar el éxito del equipo y del proyecto. 

Para finalizar, junto con el equipo pueden dejar atrás formalmente el proyecto para poder llevar a cabo nuevos proyectos en el futuro.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.