El papel de una oficina de gestión de proyectos

Los gerentes de proyectos desempeñan funciones clave tanto en las organizaciones con estructuras clásicas como matriciales. Dentro de ambos tipos de estructuras, suele haber un grupo dedicado específicamente a la gestión de programas en la organización: la oficina de gestión de proyectos (PMO).

¿Qué es una PMO?

Una Oficina de gestión de proyectos, o PMO, es un grupo dentro de una organización que define y establece los estándares y procesos de gestión de proyectos en toda la organización. A menudo, actúa como un centro coordinado para todos los proyectos de la organización y contribuye a que estos funcionen de forma más fluida y eficaz. 

Los gerentes de proyectos de una organización pueden operar dentro de la propia PMO o dentro de otros departamentos. 

¿Cuáles son las funciones de una PMO?

Las PMO brindan orientación y apoyo a los gerentes de proyectos de su organización. Comparten prácticas recomendadas, comunican el estado de los proyectos y dirigen todos los proyectos de la organización. Además, suelen encargarse de proyectos estratégicos. Estas son algunas de las principales funciones de una PMO: 

Planificación estratégica y dirección.

Esta es la función más importante de una PMO. Implica definir los criterios del proyecto, seleccionar los proyectos de acuerdo con los objetivos empresariales de la organización y, luego, presentar los argumentos comerciales de esos proyectos ante los directivos. 

Prácticas recomendadas.

Las PMO ayudan a implementar las mejores prácticas y procesos dentro de la organización. También comparten las lecciones aprendidas de proyectos previos exitosos. Además, ayudan a garantizar la coherencia entre los proyectos de la organización al proporcionar orientación sobre procesos, herramientas e indicadores. 

Cultura común del proyecto.

Mediante la capacitación de los empleados respecto a los enfoques óptimos y las prácticas recomendadas, las PMO ayudan a definir prácticas comunes en relación con la cultura del proyecto. Esto ayuda a mantener prácticas de gestión de proyectos coherentes y eficientes en toda la organización. 

Gestión de recursos.

Las PMO suelen ser responsables de administrar y asignar recursos, como personas y equipos, entre todos los proyectos de la organización en función del presupuesto, las prioridades, los cronogramas y otros factores. También ayudan a definir las funciones y responsabilidades necesarias en un proyecto determinado. Las PMO proporcionan capacitación, tutoría y entrenamiento a todos los empleados, pero, sobre todo, a los gerentes de proyectos. 

Creación de documentación, archivos y herramientas del proyecto.

Las PMO proporcionan plantillas, herramientas y software a los miembros del equipo para ayudarlos a gestionar los proyectos. También desempeñan un papel importante a la hora de llevar un registro de los proyectos de la organización. Una vez que se cierra un proyecto, archivan todos los documentos creados durante el proyecto para consultarlos en el futuro y capturar las lecciones aprendidas. 

Los propósitos clave de una PMO son los siguientes: planificación estratégica y dirección, implementación de prácticas recomendadas de gestión de proyectos, definición de una cultura común para los proyectos, gestión de recursos, y creación de documentación, archivos y herramientas para los proyectos. Las PMO ayudan a sus organizaciones en la gestión de un gran número de proyectos y a que todos los empleados trabajen en la misma dirección hacia los objetivos de la organización. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.