Introducción a Lean y Six Sigma

Lean Six Sigma se trata de la combinación de dos metodologías principales. Lean Six Sigma se suele usar en proyectos que tienen como objetivo ahorrar dinero, mejorar la calidad y avanzar rápidamente en los procesos. También se centra en el trabajo en equipo que promueve un ambiente de trabajo positivo. Se basa en la idea de que si tu equipo se siente valorado, aumenta la motivación y la productividad y todo el proceso funciona mejor.

Hay cinco fases en el enfoque Lean Six Sigma. Definir, medir, analizar, mejorar y controlar, comúnmente conocido como DMAIC (por sus siglas en Inglés).

DMAIC es una estrategia para mejorar los procesos, lo que implica intentar averiguar dónde están los problemas en el proceso actual y corregirlos para que todo funcione mejor.

El objetivo de cada paso es garantizar los mejores resultados posibles para tu proyecto. Al igual que con Waterfall y Agile, hay detalles más específicos para usar DMAIC y el enfoque Lean Six Sigma, pero lo bueno del proceso DMAIC es que se puede usar para resolver cualquier problema comercial.

La primera fase es definir el objetivo del proyecto y lo que se necesita para alcanzarlo. Esta primera fase es muy similar a la fase de iniciación en la gestión de proyectos tradicional.

Luego, debes medir cómo funciona el proceso actual. Para mejorar los procesos, DMAIC se centra en los datos. Aquí debes analizar el proceso actual y localizar con precisión dónde se encuentran los problemas y de qué manera afectan al proceso. Una vez que tengas los datos y las medidas, puedes pasar a la siguiente fase que es analizar.

Aquí, comenzarás a identificar brechas y problemas. El análisis de datos es importante para los gerentes de proyectos, independientemente de qué método eliges. A partir de los datos, comprenderás de manera clara las causas y soluciones para pasar a la siguiente etapa, mejorar.

A menudo, los gerentes de proyectos quieren pasar directamente a esta fase, sin embargo, los proyectos reales de mejoras de procesos deben llevarse a cabo después de un análisis cuidadoso. Este es el punto donde presentas los resultados y te preparas para comenzar a realizar mejoras.

El último paso de este ciclo es controlar. Has llevado el proceso y el proyecto a un buen lugar y ahora es momento de implementarlo y mantenerlo allí. Controlar se trata de aprender del trabajo que realizaste desde el principio para ubicar nuevos procesos y documentación en su lugar y continuar con la supervisión para que la empresa no vuelva a la antigua e ineficiente forma de hacer las cosas.

Para resumir, puedes recordar DMAIC de esta manera: Definir te muestra qué medir, medir te muestra qué analizar, analizar te muestra qué mejorar y mejorar te muestra qué controlar.

Lean Six Sigma y el enfoque DMAIC son ideales cuando el objetivo del proyecto incluye mejorar el proceso actual para arreglar problemas complejos o de alto riesgo, como mejorar las ventas, conversiones o eliminar un atasco, que es cuando se realiza una copia de seguridad durante un proceso.

Seguir el proceso DMAIC previene la probabilidad de omitir pasos importantes y aumenta las posibilidades de un proyecto exitoso.

Para que tu equipo descubra las mejores prácticas que el cliente puede usar en el futuro, este enfoque utiliza datos y se centra en el cliente o el usuario final a fin de resolver problemas enfocándose en el aprendizaje previo. De esta manera, puedes descubrir soluciones eficaces permanentes para problemas difíciles.

Hay muchas formas de dividir el flujo de gestión de proyectos en fases y enfoques digeribles, todos con el mismo objetivo final de lograr el resultado deseado de la forma más fluida posible y ofrecer la mejor relación precio-calidad.

Lo más importante es conocer los diversos métodos y herramientas para poder aplicar con confianza lo que funcione mejor para ti, tu equipo y el objetivo final.

No hay receta real sobre cómo ejecutar un proyecto a la perfección ya que siempre hay partes que no puedes controlar al 100%. Sin embargo, la buena noticia es que puedes acercarte bastante gracias al conjunto de habilidades que adquiere un gestos de proyectos sobre estos diferentes marcos.

Fuente: 

Coursera-Gestión de Proyectos de Google.