Arqueo de caja

El arqueo es un procedimiento que te permitirá comprobar que el saldo existente en la caja coincide con el registrado en el Libro Mayor, para elaborarlo asienta la información de la siguiente manera: 

1) Escribe los datos de identificación de la caja de la cual se realiza el arqueo.

2) Anota la Fecha y Hora en que realizas la verificación. 

3) Cuenta el dinero existente en la caja, anota el número de billetes  monedas existentes, así como la suma de sus importes. 

4) Revisa los documentos que soporten los gastos realizados con el fondo de caja y regístralos en el apartado revisión de soportes.

- En Rubro Presupuestal deberás notar la cuenta a la que anexas el gasto realizado. Por ejemplo, el pago de la reparación de una fuga se considera un gasto de mantenimiento.

- La fecha corresponderá al día que se realizó el pago.

- Anota el nombre de la empresa o institución a la cual se pagó, así como su concepto y el monto que se liquidó. 

5) Suma el total de billetes y de monedas, y anota esta cantidad en conteo de efectivo. 

6) En caso de que se haya realizado alguna devolución o cancelación, y el encargado de caja aún no lo haya recibido, deberás escribir su importe en la columna Reembolso Pendientes. 

7) En Vales Definitivos, anota la suma de los importes obtenidos en la revisión de soportes. 

8) Al sumar el conteo de efectivo a los reembolsos pendientes y los vales definitivos obtendrás el total del arqueo de caja en físico. 

9) Analiza el movimiento de caja en el Libro Mayor, y escribe el saldo que debe existir, los reembolsos y la suma de los soportes que sustentan las operaciones realizadas durante el periodo. 

10) Suma estos importes para obtener el total del arqueo en Libros. 

11) El total del arqueo físico y del arqueo en libros, debe ser igual al valor total del fondo entregado por el Departamento de Tesorería al responsable de caja. 

12) Si encuentras alguna diferencia deberás anotar en este renglón la cantidad sobrante o faltante que detectes, y que no pueda ser justificada por el encargado de caja. 

13) Anota tus observaciones, así como la hora y fecha en la que terminaste de realizar el arqueo. 

14) Es importante que tanto tu como el encargado de Caja firmen el formato del arqueo, pues esto garantiza su validez y te permitirá realizar aclaraciones en caso necesario. 

Reporta cualquier diferencia a tu jefe directo y sigue los protocolos establecidos por tu empresa para manejar la situación.

Fuente:
Fundación Carlos Slim – Auxiliar Contable.