El éxito de tu proyecto depende de la adopción y aceptación de tu proyecto, sea que se trate del lanzamiento de una nueva herramienta externa o de un proceso que cambiará las operaciones de una planta de producción. En ambos casos, el mayor impacto del cambio será en las personas que utilizan e interactúan con el producto o el proceso que está cambiando.
Puedes ayudar a garantizar el éxito de tu proyecto al aceptar los cambios a medida que se producen y al convencer a un público más amplio, sea el usuario final o los miembros de la organización, de que también adopten los cambios. Si implementas un enfoque cuidadoso de la gestión de cambios, podrás abordar los problemas que surjan en las últimas etapas del proyecto.
Integración
de la gestión de proyectos con la gestión de cambios.
La gestión de cambios es una actividad importante y, hasta cierto punto, constituye un proyecto en sí misma. Cuando se trata de la gestión de cambios, no siempre serás el responsable de dirigir y planificar todo el proceso de principio a fin. Habrá ocasiones en las que tu gerente, un miembro del equipo u otro directivo sénior podrían ser responsables de asumir esa transición e implementar los cambios con éxito. Sin embargo, que no seas tú quien lidera directamente el cambio no significa que no haya formas en las que puedes apoyar la adopción exitosa de tu proyecto y participar en ella.
Como gerente de proyectos, la gestión de cambios es una etapa necesaria para el éxito de tu proyecto. Tanto la gestión de cambios como la gestión de proyectos tienen como objetivo aumentar las probabilidades de éxito del proyecto. Ambas incorporan herramientas y procesos para lograr ese objetivo. La forma más eficaz de lograr el objetivo de un proyecto es integrar la gestión de proyectos y la gestión de cambios, y es tu responsabilidad como gerente de proyectos hacerlo.
Cuando evalúes la gestión de cambios en relación con tu proyecto, empieza por hacerte las siguientes preguntas:
● ¿Cómo reaccionará la organización ante el cambio?
● ¿Qué personas podrían influir en el cambio?
● ¿Cuál es el mejor medio de comunicación?
● ¿Qué prácticas de gestión de cambios conducirán a la implementación exitosa de mi proyecto?
Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a prepararte para distintos escenarios posibles y te permitirán diseñar soluciones que favorezcan la adopción de tu proyecto.
Aquí se mencionan algunas prácticas recomendadas para abordar la gestión de cambios en tus proyectos:
- Sé proactivo: Con una planificación proactiva e inclusiva de la gestión de cambios, los posibles interesados afectados pueden mantenerse al tanto de los próximos cambios:
● Incorpora la gestión de cambios entre los pasos de la gestión de proyectos. Por ejemplo, puedes reservar tiempo durante las reuniones del equipo o crear un documento de comentarios para asegurarte de que los miembros de tu equipo sepan que hay un lugar para expresar sus sugerencias e inquietudes.
● Además, cuando estés cerca del final del proyecto, puedes planificar los pasos necesarios para presentar los entregables a los interesados. Puede tratarse de demostraciones, foros de preguntas y respuestas o videos de marketing. Puedes incluir todas estas decisiones en tu plan para que cualquier posible cambio tenga menos probabilidades de afectar tu cronograma. Si estos pasos no se han incorporado a tu plan, puedes enfatizar la importancia de un plan de gestión de cambios para los interesados.
- Habla sobre los próximos cambios: Debe haber una comunicación regular entre los interesados afectados, el equipo de gestión de cambios y el equipo del proyecto. Puedes ponerte en contacto durante el proyecto para hablar sobre cómo marchan las cosas y cómo los cambios proporcionarán una mejor experiencia a los usuarios finales de los entregables del proyecto. De esta manera, contribuirás con el proceso proporcionando a todos la información que necesitan para sentirse preparados para adaptarse a los cambios una vez que el proyecto esté listo para el lanzamiento.
- Sigue un proceso coherente: Seguir un proceso claro de gestión de cambios ayuda a mantener la coherencia cada vez que se produce un cambio. El proceso de gestión de cambios debe definirse y documentarse al principio del proyecto para indicar cómo se manejarán los cambios en el proyecto. Es posible que tu organización también tenga un plan general de gestión de cambios que puedas adoptar en tu proyecto. El plan podría incluir, por ejemplo, cuándo debe promoverse el cambio, cuándo debe brindarse la capacitación necesaria, cuándo será el lanzamiento y los pasos correspondientes para cada fase del proceso.
- Practica la empatía: El cambio es inevitable. Sin embargo, muchas veces, nos resistimos a él. Si eres empático con los desafíos y la ansiedad asociados con el cambio, puedes contribuir de manera sutil con el proceso.
- Usa herramientas. Puede ser muy útil incorporar herramientas que contribuyan con la adopción de un cambio. Estos son algunos ejemplos de herramientas que puedes usar en tu próximo proyecto:
● Mecanismos de retroalimentación, como las encuestas, que pueden plasmar la opinión de los interesados.
● Diagramas de flujo que permitan visualizar el proceso de desarrollo del proyecto.
● Definición de un mapa cultural que ilustre la cultura de la empresa y cómo los valores, las normas y el comportamiento de los empleados de la empresa pueden verse afectados por el cambio.
Como gerente de proyectos, eres responsable de entregar los proyectos con éxito. A medida que perfecciones las destrezas que adquieras a lo largo del tiempo, descubrirás que la gestión de cambios es esencial para el éxito de tus proyectos.
Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.
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