Organización del archivo contable

El archivo es el lugar en el cual deberás reunir, organizar, conservar y custodiar los documentos contables de la empresa durante el tiempo que esté estipulada la legislación vigente de tu localidad. Esta organización la deberás realizar de manera lógica y eficaz para facilitar su posterior localización. 

Todas las empresas deben de tener un manual de procedimientos que explique la forma en la cual se almacena, codifica y custodia tu información. Si tu empresa no cuenta con uno, organiza los soportes y documentos de la siguiente manera:

● Identifica el tipo de documento y clasifícalo de acuerdo al área que pertenece, por ejemplo, un recibo de caja es un comprobante de ingresos, por lo tanto pertenece al área de efectivo. 

● La factura de un proveedor es un comprobante de una compra realizada por la empresa, por lo tanto pertenece al área de compras e inventario. 

● El comprobante del salario pagado a un empleado pertenece al área de personal. 

● La copia de una factura devengada a un cliente por concepto de venta pertenece al área de distribución y comercialización. 

Es recomendable utilizar un archivero por cada una de estas áreas para evitar que se mezclen y terminen extraviándose.   

A continuación separa los documentos y soportes de acuerdo a su clase, por ejemplo, dentro del área de compras e inventario, tendrás una carpeta para las facturas, una para las notas de devolución y otra para las letras de cambio. 

Si el número de documentos lo requiere, podrás utilizar una subclasificación, por ejemplo, utilizar una carpeta para almacenar las facturas de compras de cada proveedor. 

Después identifica el folio y la fecha del documento y ordénalo de forma cronológica, numérica o alfabética dentro de la carpeta. Ordena las carpetas dentro del archivero correspondiente de acuerdo a su contenido. 

Para facilitar su identificación escribe en cada pestaña el nombre y la fecha de los archivos que contiene. Por ejemplo, Facturas proveedor a Marzo. 

Conservación de la información.

Para garantizar la integridad de los soportes contables, deberás adoptar las siguientes medidas: 

● Procura brindar mantenimiento al espacio destinado para archivar la documentación de la empresa. 

● Revisa el estado del lugar, sus instalaciones eléctricas, ventilación, estanterías, y reporta cualquier anomalía al responsable de limpieza y mantenimiento. 

● Restaura los documentos deteriorados, por ejemplo, si te entregan una factura rota o arrugada, saca una copia y adjúntala al expediente correspondiente. 

Seguridad de la información.

Los soportes contables contienen información sensible de la empresa, por lo que se debe limitar su acceso a personal autorizado, y evitar que estos sean extraídos sin autorización firmada de la dirección. 

Procura guardar un registro con el nombre de las personas que consulten esta información y la fecha en que lo realizan. Este registro te servirá como respaldo en casi de que se realice alguna auditoría.

Fuente:
Fundación Carlos Slim – Auxiliar Contable.