Participar en la gestión de cambios

La gestión de cambios es una actividad importante y un proyecto en sí misma. Si tú participas en la gestión de cambios, alguien más será el responsable de implementar los cambios. 

Digamos que acabas de crear un nuevo sistema de registro. Ahora, el proyecto debe ser instalado y adoptado por la organización, pero tú no tienes autoridad formal ni influencia para impulsar este cambio. Entonces, tu rol como gerente de proyectos no es lograr que los empleados usen el nuevo sistema; esa es tarea de otra persona, pero el hecho de que no seas tú quien solicita o lidera el cambio no significa que no puedas y debas participar.

Aquí se abordará el proceso de entrega del proyecto y las formas en que tú, el gerente de proyectos que creó el nuevo sistema, puedes participar. Si eres empático con los desafíos de la gestión de cambios, puedes contribuir sutilmente con el proceso. 

En este caso, participar en la gestión de cambios podría implicar hablar con los empleados a lo largo del proyecto sobre cómo el sistema brindará una mejor experiencia a sus clientes. Puedes contribuir con el proceso proporcionando a los empleados información para que se sientan preparados para adaptarse a los cambios una vez que el sistema esté listo para usarse. 

Participar en la gestión de cambios es una parte muy importante de ser un gerente de proyectos exitoso. 

Como gerente de proyectos, debes participar en el proceso de gestión de cambios comunicando las necesidades del proyecto a través de los canales adecuados. Podrían ser necesarios ajustes de costos y cambios en los procesos de distintas partes de la organización para garantizar un cambio exitoso. 

Cuando el CEO necesite comunicar el cambio a toda la organización, podría pedirle a alguien de su equipo que redacte una nota formal que describa el porqué del cambio y compartir la nota con su personal y sus equipos. 

En cada organización, la estructura, la cultura y los procesos de gestión de cambios serán diferentes. Sin embargo, comprender este marco puedes participar y contribuir de forma efectiva en la gestión de cambios. Esta comprensión podría permitirte hacerte preguntas que guiarán la gestión de cambios, por ejemplo, ¿Cómo reaccionará la organización al cambio? ¿Qué factores podrían influir en el cambio? ¿Cuál es el mejor medio de comunicación? ¿Qué prácticas de gestión de cambios conducirán a una implementación exitosa del proyecto?, entre otras. 

Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a prepararte para los distintos escenarios posibles y crear soluciones para respaldar la adopción de tu proyecto. También te ayudarán a afrontar posibles desafíos en el camino y liderar tu proyecto a través de un proceso exitoso de gestión de cambios.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.