Construir un plan de proyecto: Herramientas y plantillas

Los planes de proyecto son fundamentales porque se utilizan para determinar el alcance y el tiempo que lleva completar un proyecto. El plan de proyecto es esencialmente el plano del proyecto: establece todas las actividades y los hitos que tu equipo debe lograr para completar con éxito el proyecto. Los planes de proyectos vienen en formas, tamaños y clases diferentes. Dependiendo del proyecto que estés gestionando, la plantilla que uses puede variar, y algunas empresas incluso tienen plantillas estándar que sus gerentes de proyectos deben usar.

¿Cómo saber qué herramientas y técnicas utilizar y cuándo? Como regla general, es mejor utilizar una hoja de cálculo para un proyecto simple y un software de gestión de proyectos para un proyecto más complejo. Independientemente de la herramienta que utilices, asegúrate de incluir esta información clave: 

● Números de identificación de tareas o nombres de tareas: Puedes terminar teniendo docenas, cientos o incluso miles de tareas en un proyecto. La asignación de un ID o nombre de tarea facilita la búsqueda y consulta de una tarea al comunicarse con los miembros del equipo y los interesados. 

● Duraciones de las tareas: La duración de una tarea es la cantidad de tiempo que estimas que debería tomar esa tarea. Agregar la duración de las tareas a su plan de proyecto te ayuda a organizar y priorizar las tareas en el proyecto para asegurarte de alcanzar tu objetivo a tiempo. 

● Fechas de inicio y finalización: Incluir fechas de inicio y finalización de cada tarea te ayuda a saber si estás progresando a tiempo o no. 

● Quién es responsable de qué: Incluir el rol y las responsabilidades de cada miembro del equipo ayuda a promover la claridad y la eficiencia. Como práctica recomendada, asigna también un propietario a cada tarea. 

Usar una hoja de cálculo para construir un plan de proyecto.

Las hojas de cálculo son una excelente herramienta para utilizar en los planes de proyectos, especialmente para proyectos que son menos complejos y que tienen una clara asignación de tareas. Las hojas de cálculo pueden requerir una gran cantidad de entrada manual de información, pero, como gerente de proyectos, es posible que descubras que te gusta el control que brindan las hojas de cálculo. Las hojas de cálculo también se pueden personalizar, por lo que puedes adaptarlas a las necesidades de tu proyecto. 

Es importante incorporar los números de tu estructura de desglose del trabajo (WBS) en tu plan de proyecto. Es útil probar tutoriales en línea para que puedas acostumbrarte a las diferentes funcionalidades e interfaces de usuario de cada herramienta. 

Herramientas de gestión del trabajo.

Hay muchas opciones de herramientas de gestión del trabajo disponibles para que las utilices al planificar tu proyecto. Es importante tener en cuenta que cada empresa, gerente de proyectos y cliente tiene una preferencia de herramienta de gestión del trabajo. Puedes encontrar herramientas como Smartsheet, Asana, Jira, Trello y muchas más. Estas herramientas permiten la colaboración y la comunicación al nivel de cada tarea. 

La herramienta que utilices para crear tu plan de proyecto debería ayudarte a recopilar y realizar un seguimiento de los detalles del proyecto, administrar tu cronograma y visualizar cómo avanza tu proyecto. Un plan de proyecto claro, completo y organizado puede ayudarte a crear la receta para lograr el éxito en la gestión de proyectos.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.