Creación de un gráfico RACI

Un gráfico RACI puede ser una forma muy efectiva de definir las funciones del proyecto, dar indicaciones a cada miembro del equipo e interesados, y garantizar que el trabajo se realice de manera eficiente. Tener un gráfico RACI disponible durante todo el proyecto es una ayuda visual muy útil.

Elementos de un gráfico RACI.

En un gráfico RACI, se crean funciones claras y se dan indicaciones a cada miembro del equipo e interesados. Es posible que oigas que un gráfico RACI también se denomina matriz de asignación de responsabilidades (RAM), diagrama RACI o matriz RACI. El objetivo final de esta tabla es aclarar la función de cada persona en el proyecto. 

Desglosemos cada una de las funciones que se pueden asignar a las personas: 

R: Responsable: Quien hace el trabajo. 

A: Encargado: Quien se asegura de que el trabajo se haya realizado. 

C: Consultado: Quien brinda aportes o retroalimentación sobre el trabajo. 

I: Informado: Quien necesita conocer el resultado. 

Ten en cuenta que los gráficos RACI se pueden organizar de diferentes maneras, dependiendo de las preferencias personales, el número de tareas que se asignan y el número de personas involucradas. 

Examinemos más a fondo cada una de las funciones y cómo determinar qué miembro del equipo debe asignarse a qué función. 

Responsable.

Las personas a las que se les asigna la función de “responsable” de una tarea son las que realmente están haciendo el trabajo para completar la tarea. Para cada tarea, se necesita al menos una parte responsable. Es una práctica recomendada intentar limitar el número de miembros del equipo a quienes se asigna la función de responsable de una tarea, pero en algunos casos, es posible que haya más de uno. 

Un par de preguntas que debes hacerte al determinar qué persona o personas deben ocupar la función de responsables de una tarea determinada son: 

● ¿En qué departamento recae el trabajo?

● ¿Quién realizará el trabajo? 

Es útil evaluar a las personas del equipo para definir la función que mejor se ajusta a ellas. Recuerda que es posible que debas enumerar funciones en lugar de nombres en caso de que algunas personas asuman más de una función. 

Encargado. 

La persona “encargada” es quien debe asegurarse de que la tarea se realice. Es importante tener un solo encargado para cada tarea. Esto ayuda a aclarar la propiedad de la tarea. En última instancia, la persona encargada tiene la autoridad para aprobar el entregable de la parte responsable. 

Para definir a quién se debe designar como encargado, considera lo siguiente: 

● ¿Quién delegará la tarea que se debe completar?

● ¿Quién revisará el trabajo para determinar si la tarea está completa? 

Puede darse la situación de que la parte responsable también sea encargada, pero siempre que sea posible, conviene separar estas funciones. Garantizar que la responsabilidad no sea compartida garantiza que no haya confusión sobre a quién pertenece la propiedad. 

Consultado.

Los miembros del equipo o los interesados que se colocan en la función de “consultados” tienen información útil para ayudar a completar la tarea. No hay un número máximo o mínimo de personas a las que se les pueda asignar la función de “consultados”, pero es importante que haya un motivo para designar a cada persona como tal. 

Estas son algunas maneras en que puedes identificar quién es apropiado para esta función: 

● ¿A quién afectará la tarea?

● ¿Quién brindará aportes o retroalimentación para que la persona responsable ayude a completar el trabajo?

● ¿Quiénes son los expertos en la materia para la tarea? 

Las personas consultadas estarán en comunicación frecuente y bidireccional con la parte responsable, por lo que es clave asegurarse de que las personas adecuadas cumplan esta función, a fin de que la tarea se realice de manera eficiente y correcta. 

Informado.

Las personas que se identifican como las que necesitan ser “informadas” tienen que conocer las decisiones finales que se tomaron y cuando se completa una tarea. Es común tener muchas personas en esta categoría y que algunos miembros del equipo estén informados sobre la mayoría de las tareas. A los miembros del equipo o a los interesados no se les pedirá retroalimentación, por lo que es clave asegurarse de que las personas que están en este grupo solo requieran actualizaciones sobre el estado y no necesitan brindar retroalimentación para complementar el esfuerzo. 

Las preguntas clave que debe hacerse para asegurarse de que ha elegido a las personas apropiadas para esta función son las siguientes: 

● ¿A quién le importa que finalice esta tarea?

● ¿Quién se verá afectado por el resultado? 

Consejo profesional: Es posible que termine con una gran cantidad de miembros del equipo e interesados en la función de “informado”. Si es así, verifica que cuentas con un plan para mantenerlos informados que no implique mucho trabajo. Algo tan fácil como el acceso de solo lectura al plan del proyecto o notas de reunión podría evitar que tengas que crear comunicaciones separadas.  

El gráfico RACI es una herramienta valiosa. Puede ayudar a definir y documentar las funciones y responsabilidades del proyecto, dar indicaciones a cada miembro del equipo e interesados, y garantizar que el trabajo se realice de manera eficiente. Un gráfico RACI también puede ayudarte a analizar y equilibrar la carga de trabajo en el equipo. Si bien se podrían requerir muchas revisiones para asegurar que los miembros del equipo y los interesados son asignados a las funciones correctas en el gráfico RACI, hacer este trabajo por adelantado ayuda a ahorrar tiempo y evitar errores de comunicación más adelante.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.