Crear el presupuesto de un proyecto

Sabemos que un presupuesto sirve para controlar los costos a lo largo de un proyecto. Ayuda a los gerentes de proyectos a definir los principales objetivos del proyecto y a mantenerse dentro de un marco razonable para asegurarse de que el proyecto tenga sentido para la empresa desde el punto de vista económico.

¿Cuál es la mejor manera de comenzar a hacer un presupuesto para un proyecto? Descubrirás que, a medida que avances por el proceso, hay varios recursos y tácticas que puedes usar para asegurarte de no sobreestimar ni subestimar. Deberás utilizar técnicas como investigar datos históricos, recurrir a expertos, usar el enfoque ascendente, confirmar la precisión y definir un presupuesto de referencia.

Para empezar, puedes revisar proyectos pasados que sean similares al tuyo para tener una idea de qué podría implicar tu proyecto. Esto se conoce como consultar datos históricos. De esta manera, puedes averiguar qué hicieron bien y mal los gerentes de proyectos anteriores. Cuanta más experiencia tengas como gerente de proyectos, de más datos históricos dispondrás y mejores serán tus estimaciones.

Con una lógica similar, puedes recurrir a expertos en el campo y sacarles el máximo partido en beneficio de tu proyecto. Recurrir a los expertos significa reunir sus conocimientos para hacer algo de manera más eficaz. Contactarse con colegas que hayan trabajado en un proyecto similar será un gran recurso para ti como gerente de proyectos de nivel básico. Si pides asesoramiento a alguien externo a tu empresa, recuerda no compartir información confidencial de la empresa con esa persona.

Otro enfoque a adoptar es el llamado “enfoque ascendente”. Eso implica pensar en todas las partes de un proyecto desde el principio hasta el final, hacer una lista de cada material, recurso, trabajador por contrato o cualquier otra cosa que tenga un costo asociado y sumar todo. También debes pedirles presupuestos a los proveedores con quienes piensas trabajar, de modo de tener una idea aproximada de cuánto costará su trabajo. Una vez que hayas creado el presupuesto con estos recursos, te recomendamos revisar que todos los datos sean correctos.

Por supuesto, el trabajo no termina una vez que hayas creado el presupuesto. Luego, deberás definir una referencia. La referencia es el importe contra el que realizarás comparaciones para saber si vas por buen camino o no y para medir el éxito del proyecto.

Una vez que hayas definido una referencia, deberás revisar ese número y ajustarlo para que coincida con el estado actual del proyecto.

Hacer ajustes en tiempo real es algo muy común para un gerente de proyectos. El tamaño del proyecto y de la empresa determinarán con qué frecuencia deberás reexaminar y actualizar el presupuesto. Crear un presupuesto detallado es importante para el éxito del proyecto.

Ahora que las tareas se han desglosado y asignado, deberás tener en cuenta los costos de materiales. ¿Los miembros de tu equipo y los interesados necesitan equipamiento? Quizás un empleado con discapacidad necesite modificaciones para adaptar o mejorar su lugar de trabajo. Quizás algunos trabajadores remotos necesiten hardware y accesorios para poder trabajar desde casa. Aquí deberás incluir todo lo relacionado con el lanzamiento, desde computadoras hasta software. ¿Necesitarás espacio de almacenamiento varios suministros? “Varios” es un término que usamos para representar elementos adicionales que no están incluidos en ninguna de las otras áreas. Por lo general, son elementos menores o de los que solo hay una o dos unidades y que no constituyen una partida presupuestaria importante. Recuerda agregar estos elementos a tus gastos. 

También necesitarás algunas partidas más. Comienza con el costo fijo que no cambiará en el transcurso del proyecto. Digamos que pagas para anunciar el rol de desarrollador web en una bolsa de trabajo. Publicar esa oferta de trabajo te costará una tarifa determinada. Ese es un ejemplo de un costo fijo por única vez. A continuación, necesitarás una partida para cosas como viáticos y comidas. 

Por último, deberíamos contabilizar los “colchones” y los fondos de reserva. También tendrás que contemplar costos inesperados que pueden surgir más adelante. Recuerda dejar un “colchón” en el presupuesto. En la mayoría de los casos es recomendable considerar cinco por ciento del total del proyecto como “colchón”. Esta es una práctica estándar y podrás aumentar o reducir el porcentaje de reserva en función de cuántos detalles conozcas ya sobre el proyecto. El cliente debe estar al tanto de este “colchón” en caso de que el gasto comience a volverse excesivo. Si esto ocurre, deberás sentarte con el cliente y acordar posibles cambios en el alcance del proyecto. 

Se recomienda incluir columnas de costos planificados y costos reales. Así, podrás hacer un seguimiento de los costos en cada paso del camino. 

Recuerda que cada proyecto tendrá un costo estimado y un costo final. Tu objetivo es lograr que el costo estimado sea lo más cercano posible al costo final. Es posible que tengas que recalibrar tus estimaciones durante el proyecto. Es entonces cuando entra en juego el costo estimado para ejecutar el proyecto. El costo final del proyecto será diferente del costo previsto o estimado si no cumpliste exactamente con el presupuesto. Recuerda que, si bien tu objetivo es estar tan cerca como sea posible de la estimación original, no siempre será así. Cada vez que comiences un nuevo proyecto, será útil recordar los costos finales de proyectos anteriores y ver qué tan cerca de la meta estuviste.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.