Determinar el alcance de un proyecto

El alcance de tu proyecto incluye los límites de un proyecto. La forma en que se define en Google es "un conocimiento acordado de lo que se incluye o excluye en un proyecto". 

El alcance ayuda a garantizar que tu proyecto esté claramente definido y trazado. Eso significa saber exactamente a quién se entregará el proyecto y quién usará el resultado final del proyecto. También necesitas tener una idea sólida de la complejidad del proyecto. ¿Es sencillo con una lista de tareas manejable? ¿O requerirá investigación exhaustiva, varias rondas de aprobaciones y un proceso de producción a gran escala que tardará años en completarse?

El alcance también incluye el cronograma del proyecto, el presupuesto y los recursos. Necesitas definirlos claramente para que puedas asegurarte de que estás trabajando dentro de esos límites y lo que es realmente posible para que el proyecto funcione. 

Un alcance mal definido o cambios importantes en tu alcance pueden provocar cambios en el presupuesto, el cronograma o incluso el resultado final del proyecto. 

¿Cómo descubres en realidad el alcance de tu proyecto? Es sencillo: habla con tus patrocinadores e interesados, comprende cuáles son sus objetivos y averigua qué no está, y esto es muy importante, que no está incluido en el proyecto. 

Aquí hay algunas preguntas útiles más para añadir a la lista:

● ¿De dónde ha salido el proyecto?

● ¿Por qué es necesario?

● ¿Qué se espera que logre el proyecto?

● ¿Qué tiene en mente el patrocinador del proyecto?

● ¿Quién aprueba los resultados finales? 

En cuanto al tiempo, definir el alcance del proyecto debería llevarse a cabo durante la fase inicial de planificación. Se recomienza comenzar a descubrir el alcance desde el principio para que todos puedan aceptar el mismo conjunto de expectativas. Ayudará a mitigar los riesgos de grandes cambios más adelante. Sin embargo, siempre puedes ajustar el alcance a medida que avance la planificación, si es necesario. 

Una vez que entiendas el alcance de tu proyecto, se recomienda documentar todos los detalles para que cualquiera pueda consultarlos durante el ciclo de vida del proyecto. 

Un alcance claramente definido describe todos los detalles de un proyecto y regula lo que puede agregarse o eliminarse a medida que avanza. Si bien finalmente es responsabilidad del gerente de proyectos supervisar el proyecto y asegurarse de que todo el trabajo y los recursos entren en el alcance, puede alentarse a los miembros del equipo e interesados a hacer su parte centrándose en las tareas más importantes para alcanzar el objetivo del proyecto.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.