Elaborar un cronograma del proyecto

Hay diferentes métodos de estimación de tiempo, los que puedes relacionar cómo utilizar los métodos de estimación de tiempo para evitar que el proyecto fracase. Analicemos cómo incluir toda esta información en un plan de proyecto para ayudarlos a ti y a tu equipo a encaminarse para cumplir sus objetivos.

Incluso los proyectos más sencillos pueden beneficiarse de un plan formulado con claridad, y el pilar de un buen plan del proyecto es un cronograma claro que contenga todas las tareas de un proyecto, sus propietarios y cuándo deben completarse. Una vez tengas el cronograma de tu proyecto, puedes construir un plan sólido en torno a ese cronograma usando herramientas como las hojas de cálculo y Asana. 

Primero, ¿Cómo crear el cronograma de un proyecto? Hay muchas herramientas útiles que se pueden usar para crear el cronograma de un proyecto, pero centrémonos en una que se llama diagrama de Gantt. Un diagrama de Gantt es un diagrama de barras horizontales que traza el cronograma de un proyecto. Dato curioso: el diagrama recibe su nombre del ingeniero estadounidense Henry Gantt, quien ayudó a popularizar el diagrama a principios del siglo XX. 

Entonces, ¿Por qué las personas que trabajan en gestión de proyectos encuentran útil este diagrama? Bueno, es una representación muy visual de las tareas de un proyecto, con un desglose claro de quién es responsable del trabajo y cuándo se deben completar las tareas. Para muchas personas, una ayuda visual que desarrolle las instrucciones escritas puede ser útil para entender y sintetizar el trabajo que tienen que hacer, cuándo deben completarlo y cómo sus tareas individuales se conectan con las demás tareas de un proyecto. 

Los diagramas de Gantt son casi como calendarios. Incluyen las fechas de inicio y finalización de cada tarea, y las barras se alinean con la cantidad de tiempo que se dedica a cada una de esas tareas. Las barras bajan en cascada e ilustran el paso del tiempo y los bloques de tiempo en los que se completan las tareas. 

Los diagramas de Gantt pueden ser una herramienta útil para hacer un seguimiento de los cronogramas, pero, ¿Qué tipo de herramientas puedes usar para hacer un diagrama de Gantt? Hay algunas opciones, pero nos centraremos en una hoja de cálculo sencilla. Crear un diagrama de Gantt en una hoja de cálculo es bastante simple. Puedes organizar las columnas de la izquierda por elementos como título de la tarea, propietario de la tarea, fecha de inicio, fecha de finalización, duración y porcentaje de la tarea completada. Este es un muy buen lugar para enumerar las tareas y los hitos identificados anteriormente en una estructura de desglose del trabajo. Incluirás información relevante en las filas de abajo, organizadas por fecha de inicio. En el lado derecho de la hoja, ordenarás tus columnas según las semanas estimadas para completar el proyecto de principio a fin. En las filas inferiores, incluirás barras que representen las fechas en las que se llevarán a cabo ciertas tareas. 

Las hojas de cálculo son útiles aquí, porque pueden almacenar más información que solo el diagrama de Gantt. Aunque el cronograma del proyecto sirve como el componente central del plan del proyecto, puedes usar pestañas separadas en tu hoja de cálculo para colocar o vincular otros documentos que quieras incluir en tu plan, como un gráfico RACI o el estatuto de un proyecto. También puedes optar por incluir tus planes de gestión de riesgos y comunicación aquí. Con una hoja de cálculo, puedes añadir una pestaña para tus documentos. Conservar todos los documentos del proyecto en una hoja de cálculo te permite ahorrar tiempo, ayuda a todos a mantenerse organizados y reduce la carga de tener que buscar en los correos electrónicos para obtener información. 

Como alternativa, también puedes optar por usar un documento digital para vincular todos los documentos pertinentes. Si bien los diagramas de Gantt son una herramienta útil, están lejos de ser la única opción para tu plan de proyecto, y hay muchas razones por las que esta forma de documentación podría no funcionar para ti tu equipo de proyecto. Para un proyecto sencillo, puede que descubras que tu equipo responde mejor a un documento que incluya una lista de tablas o tareas, sus propietarios, fechas de entrega y vínculos a otros documentos de planificación pertinentes. O quizás tu equipo trabaja mejor con los tableros Kanban, que usan fichas para rastrear y visualizar el progreso de las tareas. 

Independientemente de la herramienta que elijas, si tu plan incluye los objetivos del proyecto, sus tareas, propietarios, fechas de inicio y finalización, y la documentación de planificación pertinente, entonces podrás mantener todos al día con la información.

Fuente: 

Coursera-Gestión de Proyectos de Google.