Mejores prácticas del plan de proyecto

¿Cómo puedes asegurarte de que tu plan funcione para ti y tu equipo? Analicemos cinco prácticas recomendadas para crear un gran plan de proyecto que seguirán siendo útiles durante todas las fases de ejecución y cierre de tu proyecto. Estas incluyen: garantizar una revisión cuidadosa de los entregables, los hitos y las tareas del proyecto; tomarte el tiempo para planificar; reconocer y planificar lo inevitable (las cosas saldrán mal); ser siempre curioso; y defender tu plan.

En primer lugar, deberás asegurarte de haber revisado detenidamente los entregables, los hitos y las tareas. Durante la fase de inicio, creaste un estatuto del proyecto con información importante con respecto al proyecto, como tu objetivo, el alcance y los entregables. Cuando un proyecto entra en la fase de planificación, tus planes se vuelven más granulares. Tu plan gira en torno a completar todas y cada una de las tareas pequeñas, por lo que debes tomarte tu tiempo para hacer bien esta parte. 

Esto lleva a un segundo consejo: tómate el tiempo para planificar. Hay una razón por la que la planificación es una fase completa del ciclo de vida del proyecto. Es un proceso intensivo, especialmente para proyectos más grandes con varios entregables. La planificación les da a ti y a tu equipo tiempo para pensar de manera realista sobre lo que tu equipo puede y no puede lograr dentro de un marco de tiempo determinado. Ni tú ni tus compañeros de equipo son máquinas. Hay límites para la cantidad de trabajo que una persona puede hacer en un período determinado. Usar las estrategias como la estimación del trabajo y la planificación de la capacidad, pueden ayudar a tu equipo a tener una idea realista de cuánto tiempo llevará el proyecto y cuándo podrás alcanzar tus hitos. También es importante incluir tiempo de reserva, dado que los proyectos rara vez salen exactamente según lo planeado. 

Tercer consejo: Reconocer y hacer planes para lo inevitable, ya que algunas cosas saldrán mal. Incluso con una planificación exhaustiva, tus proyectos seguirán experimentando contratiempos inesperados y baches en el camino. No puedes hacer planes para todos los problemas, pero el equipo puede identificar los riesgos más probables y crear planes para prevenir o mitigar esos riesgos. El tiempo de reserva es una herramienta útil para mitigar los problemas relacionados con las ralentizaciones en el progreso. 

Cuarto consejo: Mantén la curiosidad. Aunque puede que seas el único experto en tu proyecto en general, es extremadamente improbable que seas un experto en todas las tareas del proyecto. Por eso es tan importante sentarte con tus compañeros de equipo durante la fase de planificación y hacer muchísimas y muchísimas preguntas. Hacer preguntas a tus compañeros de equipo sobre su trabajo puede brindarte información más detallada sobre sus tareas para el proyecto. Su aporte te ayudará a construir un plan más sólido, y el diálogo bidireccional te ayudará a generar confianza con tus compañeros de equipo. 

Para que el proyecto siga funcionando sin problemas, también es importante entender las expectativas, las prioridades, las evaluaciones de riesgos y los estilos de comunicación de los interesados y los proveedores. Por ejemplo, puedes preguntar a los interesados cuál es la mejor manera de mantenerlos informados sobre los planes del proyecto, y podrías preguntar a tus proveedores sobre su disponibilidad para trabajar en el proyecto. 

Quinto consejo: Defiende tu plan. Al decidir cómo organizar tu plan, deberás hacerte unas preguntas. Por ejemplo, ¿Pueden tus compañeros de equipo usar la herramienta que usaste para crear tu plan? ¿Es la información lo suficientemente clara para los interesados? ¿Utilizarás este plan como una fuente de la verdad para permitir a tu equipo y a los interesados ahorrar tiempo y energía cuando necesiten encontrar información sobre el proyecto? Si la respuesta a cada una de estas preguntas es un sí rotundo, entonces estás en el camino correcto. 

Para lograr que tus compañeros de equipo y los interesados acepten tu plan de proyecto, ¡Defiéndelo! Explica a tu equipo por qué los beneficia estar al día en relación con el plan. Al hacerlo, puedes influenciar a tus compañeros de equipo para que se mantengan en el camino correcto y actualicen el plan con regularidad. 

Recapitulando, puedes preparar tu plan de proyecto para el éxito si revisas tus entregables, hitos y tareas; si te tomas el tiempo para planificar; si te preparas para las cosas que salen mal; te mantienes curioso; y defiendes tu plan una vez que esté finalizado. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.