Obtener estimaciones de tiempo precisas de tu equipo

La estimación de tiempo, la estimación del trabajo y la planificación de la capacidad son todas técnicas útiles para crear el cronograma de tu proyecto. En el centro de toda esta planificación está tu equipo. En todo el proceso de planificación del cronograma, trabajas con tus compañeros de equipo para recopilar estimaciones, y tienes en cuenta la capacidad de cada persona al crear el cronograma del proyecto.

Tiene sentido involucrar a tus compañeros de equipo en esta etapa. Después de todo, es probable que la persona asignada a la tarea tenga una mejor idea de cuánto tiempo tomará completar esa tarea. También conocerá mejor su propia capacidad para asumir el trabajo. Pero estas conversaciones son bidireccionales, y tendrás que recurrir a tus habilidades interpersonales para obtener la estimación más precisa de parte de tu equipo. 

Las habilidades interpersonales son características personales que ayudan a las personas a trabajar eficazmente con otras personas. Entre otras, incluyen las destrezas interpersonales y de comunicación. Las habilidades interpersonales pueden ser importantes cuando tratas de entender lo que podría estar bloqueando la habilidad de alguien para que tenga el mejor rendimiento en su trabajo. 

Chequemos tres formas de usar las habilidades interpersonales y reunir estimaciones precisas de tus compañeros de equipo. Estas incluyen hacer las preguntas correctas, negociar con eficacia y practicar la empatía. 

Comencemos con hacer las preguntas correctas. Piensa en conversaciones en torno a la estimación de tiempo como una especie de entrevista. Te conectas con tus compañeros de equipo para aprender más sobre cómo trabajan en tareas específicas y usarás esta información para crear tu cronograma. Con el objetivo de aprovechar al máximo la información más relevante de estas conversaciones, debes estar seguro de que estás haciendo preguntas eficaces y abiertas que dan lugar a las respuestas que estás buscando. Una pregunta abierta es una pregunta que no se puede responder con un sí o un no. La respuesta proporciona los detalles pertinentes a lo que necesitas saber. 

Al hacer a tus compañeros de equipo preguntas abiertas eficaces sobre sus tareas asignadas, puedes obtener más información sobre cómo trabajan y lo que hacen. A medida que tengas más de estas conversaciones, desarrollarás una mejor comprensión de los roles de tus compañeros de equipo y sus tareas y dependerás menos de tu equipo para hacer estimaciones precisas.  

Otra forma de usar las habilidades interpersonales para recopilar estimaciones de tus compañeros de equipo es negociando con eficacia. Parte de tu trabajo como gerente de proyectos es cerrar la brecha entre los objetivos de alto nivel del proyecto y la perspectiva cotidiana de tu equipo. Si bien tu proyecto podría ser tu principal prioridad, es posible que las personas en tu equipo de proyecto tengan prioridades contrapuestas en otros equipos de las que también deban hacer un seguimiento. Negociar de manera efectiva puede ayudarte a influenciar a un miembro del equipo para que tu proyecto sea su prioridad y colaboren para lograr un resultado que funcione para todos.  

Al negociar eficazmente con tus compañeros de equipo, puedes crear un sentido de responsabilidad compartida respecto de los resultados del proyecto y crear un cronograma que se alinee con la carga de trabajo de todos.  

Ahora leamos el valor de practicar la empatía. La empatía hace referencia a la capacidad de una persona para relacionarse con los pensamientos y los sentimientos de los demás. Practicar la empatía en el trabajo puede ser una forma muy efectiva de generar confianza con tu equipo. Tus compañeros de equipo son humanos, cada persona puede hacer una tarea hasta cierto punto. Cuando analices estimaciones con el equipo, podrías practicar la empatía preguntando a cada persona sobre su carga de trabajo, incluidos el trabajo ajeno al proyecto y el equilibrio general entre el trabajo y la vida personal. También puedes preguntar si tienen vacaciones programadas o licencia durante el transcurso del proyecto, o si hay días festivos cruciales en los que no trabajarán. Esto te puede ayudar a evitar asignar tareas cuando tus compañeros de equipo no puedan completarlas a tiempo.  

A la gente le gusta sentir que se valora su trabajo, de modo que un aspecto de la empatía es recordar siempre ser agradecido del trabajo, la colaboración y el apoyo que recibes de tu equipo.  

Para recapitular, hacer las preguntas correctas, negociar eficazmente y practicar la empatía puede ayudarte a obtener estimaciones viables precisas de tus compañeros de equipo sobre las tareas del proyecto.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.