Planificación de capacidades y ruta crítica

Analizamos la estimación del tiempo, que es una predicción de la cantidad total de tiempo requerido para completar una tarea. Y analizamos la estimación del tiempo, que es una predicción de la cantidad y la dificultad del trabajo activo necesario para completar una tarea. Estas técnicas te pueden ayudar a estimar la cantidad de tiempo que tomará completar una tarea.

Una vez que tengas esa información, tendrás que determinar si tienes la cantidad adecuada de personas para realizar el trabajo. Para averiguarlo puedes usar una técnica llamada planificación de la capacidad. 

Primero, definamos la capacidad. La capacidad se refiere a la cantidad de trabajo que las personas o los recursos asignados al proyecto pueden completar de manera razonable en un período determinado. Una persona puede hacer una tarea hasta cierto punto, y es importante tener en cuenta la capacidad de cada persona al asignar trabajo. Aquí es donde entra en juego la planificación de la capacidad. 

La planificación de la capacidad se refiere a la acción de asignar personas y recursos a las tareas de un proyecto. Y determinar si tienes los recursos necesarios para completar el trabajo a tiempo. Durante este proceso, es posible que necesites más recursos para acelerar el plazo del proyecto, como otro desarrollador web u otro escritor. 

Aunque una persona de tu equipo del proyecto pase el 100 % de su tiempo trabajando en tu proyecto, tendrán una capacidad limitada para la cantidad de trabajo que se espera que completen cada día. Entre reuniones, tareas urgentes inesperadas y otros elementos de una jornada laboral típica, cada persona puede completar cada tarea hasta cierto punto. Entonces, ¿Cómo decides en qué momento un equipo debe enfocarse en sus prioridades y aprovechar al máximo su capacidad? 

Puedes priorizar su tiempo trazando la ruta crítica del plazo de tu proyecto. La ruta crítica se refiere a la lista de hitos del proyecto que debes alcanzar para cumplir con el objetivo del proyecto a tiempo. Además de las tareas obligatorias que contribuyen a la finalización de cada hito, todo lo demás se considera que está fuera de la ruta crítica. 

La ruta crítica incluye la cantidad mínima de tareas e hitos que necesitas para alcanzar el objetivo de tu proyecto. Si tu equipo no puede completar alguna de esas tareas a tiempo, eso podría generar un retraso del proyecto. Para determinar la ruta crítica de un proyecto, empiezas por enumerar todas las tareas necesarias para completar el proyecto y los hitos de los que forman parte. Este es un momento perfecto para recordar la estructura de desglose de tu trabajo, o WBS, que es un gráfico que ordena todo los hitos y las tareas de un proyecto en una jerarquía de acuerdo con el orden en el que deben completarse. Esto incluye una descripción detallada general de cada tarea del proyecto. 

A continuación, determinas qué tareas en la lista no puedes comenzar en absoluto hasta que otra tarea esté completa. Esto se llama dependencia. Después trabajarás con tu equipo para realizar estimaciones de tiempo para cada tarea y mapear cada tarea de principio a fin. La ruta más larga es la ruta crítica. 

Hay algunos factores que pueden afectar la capacidad y la planificación de la capacidad. Primero debes poder identificar qué tareas pueden realizarse en paralelo, esto significa que pueden realizarse al mismo tiempo que otras tareas. También deberás identificar qué tarea puede realizarse secuencialmente, lo que significa que deben realizarse en un orden específico. Al identificar qué tareas pueden realizarse en paralelo, puedes crear eficiencias dentro del cronograma de tu proyecto demostrando dónde puedes completar varias tareas al mismo tiempo e identificando tareas secuenciales, Te ayuda a identificar las tareas que debes priorizar desde el inicio del proyecto. 

Las tareas que no tienen relación entre sí, ya que se centran en diferentes partes del proyecto, se pueden completar con diferentes miembros del equipo, eso significa que una tarea puede comenzar aunque la otra tarea no se haya completado. Por lo tanto, el trabajo para completar estas tareas puede realizarse al mismo tiempo. 

También debes determinar qué tareas del proyecto tienen una fecha de inicio fija. Una fecha de inicio fija se refiere a la fecha en la que debes comenzar a trabajar en tu tarea para lograr tu objetivo. Identificar si tu tarea tiene fechas de inicio fijas puede ayudarte con la planificación de la capacidad, porque ayuda a garantizar que tendrás la cantidad correcta de personas disponibles para completar las tareas a tiempo. 

De modo alternativo, algunas tareas pueden tener una fecha de inicio más temprana. Una fecha de inicio más temprana se refiere a la fecha más temprana en la que puedes comenzar a trabajar en una tarea. La identificación de una fecha de inicio anterior puede establecer expectativas precisas sobre cuándo los proveedores y los miembros del equipo estarán activos trabajando en el proyecto. Esto puede ayudarte a planificar tu trabajo y a priorizar tu trabajo en consecuencia. Por ejemplo, si trabajas con un proveedor nuevo, debes esperar hasta que se firmen los contratos, y hasta que se apruebe y cree el pedido de compra antes de que el proveedor pueda empezar. 

Otra práctica recomendada para la planificación de la capacidad y la creación de una ruta crítica incluye identificar si una tarea tiene también una reserva, a veces conocida como holgura. Un margen se refiere a la cantidad de tiempo que puedes esperar para comenzar una tarea antes de que afecte el cronograma del proyecto y ponga en riesgo el resultado del proyecto. Se trata de tareas de alta prioridad que tienen poco o ningún margen de maniobra. Esto ayuda a reforzar lo que está y lo que no está incluido en tu ruta crítica. 

Por ejemplo, las tareas en la ruta crítica no deben tener ningún margen, lo que significa que no hay espacio para los retrasos. Y las tareas que sí tienen margen no son parte de la ruta crítica.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.