Por qué fracasan los proyectos: Pasos en falso en la iniciación

Expectativas poco claras.

Las preguntas que debes responder en la fase de iniciación del proyecto incluyen: 

● ¿Cuál es el objetivo final?

● ¿Cuáles son los entregables y el cronograma esperados?

● ¿Cuál es el presupuesto?

● ¿Quiénes son los interesados?

No tomarse el tiempo al comienzo de un proyecto para hacer estas preguntas esenciales, documentar decisiones y comprender el verdadero alcance del proyecto puede llevar al fracaso. Después de todo, sin indicaciones, nunca puedes llegar a tu destino. 

Expectativas poco realistas.

A todos nos gusta impresionar a nuestros gerentes, pero a veces, sin querer, aceptamos expectativas poco realistas y preparamos nuestros proyectos para el fracaso desde el principio. Por ejemplo, si se espera que un proyecto tome dos semanas debido al nivel de detalle y esfuerzo requerido pero intentamos completarlo en una semana, no tendremos los recursos disponibles para cumplir con el cronograma consolidado. Esto probablemente generará problemas de calidad. Es importante comprender los requisitos de un proyecto antes de estar de acuerdo con los plazos. Como mejor práctica, no te comprometas con plazos al iniciar el proyecto para evitar establecer expectativas poco realistas. Tendrás más información y podrás gestionar mejor las expectativas en la fase de planificación. 

Mala comunicación.

La comunicación clara es clave. Si la información no se comunica de manera oportuna, no incluye información pertinente (riesgos, decisiones tomadas, cambios de alcance, etc.) o no se envía a los interesados correctos, entonces es posible que estés destinado a fracasar. Realizar un análisis de los interesados y luego utilizar un gráfico RACI para comprender qué partes interesadas deben mantenerse informadas o consultadas es un gran comienzo para crear una estrategia de comunicación efectiva. 

Como gerente de proyectos, no necesariamente tienes que satisfacer los estilos de comunicación de cada persona, pero sí tienes que establecer expectativas sobre cómo se producirá la comunicación. Al iniciar un proyecto, asegúrate de dedicar un tiempo a comprender las necesidades de comunicación del equipo y los interesados. A algunas personas no les gustan los correos electrónicos y preferirían tener una conversación telefónica; algunas prefieren recibir comunicaciones por escrito y otras prefieren las reuniones presenciales. Un sistema de comunicación sólido incorpora todos estos métodos. Define las expectativas de tu enfoque de comunicación en una etapa temprana para que tú, los miembros de su equipo y los interesados comprendan claramente cómo se comunicarán todos. 

Falta de recursos.

Los recursos incluyen a los miembros del equipo, el presupuesto y los materiales. Desafortunadamente, sin una planificación adecuada, los recursos pueden sobrecargarse o agotarse rápidamente. A veces, los gerentes de proyectos no tienen en cuenta el hecho de que los miembros del equipo están haciendo malabares con múltiples tareas, y es posible que no puedan dedicar el tiempo necesario a completar todas las tareas asignadas correctamente y a tiempo. O bien, los gerentes de proyectos podrían no darse cuenta de que se requiere un conjunto de habilidades específicas para completar ciertas tareas. Asegurarse de que los miembros correctos del equipo estén disponibles en el momento adecuado es crucial. 

Otro error común es hacer cálculos erróneos de los gastos del proyecto. Por ejemplo, imagina que cuentas con un presupuesto de USD 10,000 para el proyecto. Si en el proyecto se requieren USD 10,000 para materiales y también es necesario enviar e instalar esos materiales, entonces no tendrás suficiente dinero para completar el proyecto. Aclara los recursos que necesites y confirma su disponibilidad con los líderes por adelantado para evitar retrasos o problemas en futuras etapas del proyecto. 

Corrupción del alcance (síndrome del lavadero).

El alcance brinda un marco general de lo que está y no está incluido en el trabajo y los entregables del proyecto. Definir el alcance en la fase de iniciación ayuda a identificar los recursos necesarios, el costo asociado con esos recursos y el cronograma requerido para completar el trabajo. A veces, los proyectos fallan porque el alcance del proyecto aumenta y no se capturan los impactos en el alcance. 

Por ejemplo, imagina que recibes un proyecto que originalmente incluye tres entregables. Durante el transcurso del proyecto, un interesado solicita que se incluyan dos entregables adicionales, pero no se realizan cambios en el cronograma, el presupuesto o los miembros del equipo para reflejar el impacto de este mayor número de entregables. Como gerente del proyecto, cuando los entregables cambian, debes asegurarte de capturar el impacto potencial de esos cambios en el cronograma, el presupuesto y la calidad. Por eso es tan importante asegurarse de que todo esté documentado en la fase de iniciación. Cuenta con un plan sobre cómo manejar la corrupción del alcance, en caso de que ocurra, y aclara quién tiene la autoridad para aprobar los cambios en el alcance. 

Tomarse el tiempo para aclarar las expectativas, particularmente en torno a los métodos de comunicación, los recursos disponibles y el alcance, durante la fase de iniciación, aumentará las posibilidades de que el proyecto tenga éxito. Aún si llegaras a seguir estas mejores prácticas, podrías fracasar. Recuerda que, en cada fracaso, existe la oportunidad de aprender, crecer y hacerlo mejor la próxima vez.

Fuente: 

Coursera-Gestión de Proyectos de Google.