Propuestas y estatutos de proyectos

Hay dos tipos comunes de documentación que se pueden usar para hacer un seguimiento de los detalles y mantener informados a los interesados, se trata de la propuesta de proyecto y del estatuto de un proyecto.

Una propuesta de proyecto es una forma de documentación que se presenta al principio del proyecto. El objetivo de este documento es convencer a los interesados de que un proyecto debe comenzar. 

Y normalmente, un líder sénior de la organización crea la propuesta. Así que tal vez no tengas que preocuparte por crear la propuesta, pero tendrás que hacer un seguimiento del progreso de la propuesta. La propuesta de proyecto es un gran punto de partida que te ayudará a entender los objetivos y el impacto deseados. 

Una propuesta puede ser un documento formal, una presentación o, incluso, un simple correo electrónico para lograr que los demás estén de acuerdo con la idea. 

Después está el estatuto de un proyecto: un documento formal que define claramente el proyecto y explica los detalles necesarios para alcanzar sus objetivos. El estatuto de un proyecto te ayuda a organizarte, a establecer un framework para lo que hay que hacer, y a comunicar esos detalles a los demás. 

Entonces, ¿En qué se diferencian estos documentos? La propuesta de proyecto se crea en una etapa más temprana del ciclo de vida del proyecto que el estatuto del proyecto. 

La propuesta pone en marcha la fase de iniciación al influir en la empresa y convencerla para que siga adelante con el proyecto. El estatuto del proyecto tiene un propósito similar y suele presentarse al final de la fase de iniciación. Sin embargo, su objetivo es definir con mayor claridad los detalles clave del proyecto. 

Otra diferencia entre estos dos documentos es que un estatuto suele servir como punto de referencia a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. La propuesta solo se utiliza en las primeras etapas. Ahora que conoces la diferencia entre estos dos documentos, analicemos con más detalle el estatuto de un proyecto. El estatuto de un proyecto deja claro que los beneficios del proyecto son mayores que los costos. 

Hay algunas preguntas que puedes hacerte cuando realices un análisis costo-beneficio. Entre estas se incluyen las siguientes:

● ¿Qué valor creará este proyecto?

● ¿Cuánto dinero podría ayudar a ahorrar este proyecto a mi organización?

● ¿Cuánto tiempo tendrán que dedicar las personas a este proyecto? 

Tendrás que incluir las respuestas a estas preguntas en tu estatuto. La inclusión de este tipo de información garantiza que tú y los interesados estén de acuerdo con el valor del proyecto. El estatuto también ayuda a garantizar que tú y los interesados estén de acuerdo con los detalles del proyecto. 

La aprobación del estatuto del proyecto significa que la dirección brinda su apoyo y es también un paso clave para asegurarse de que el proyecto se ajuste a las necesidades de la organización. 

Una vez que los interesados y el patrocinador del proyecto hayan revisado y aprobado el estatuto del proyecto, tendrás la autoridad para avanzar con el proyecto. 

Los estatutos de un proyecto pueden tener distintos formatos y contener información diferente según el proyecto y la organización. La información de un estatuto también puede adaptarse a su público o a las necesidades de determinados interesados. 

Por ejemplo, si estás redactando el estatuto de un proyecto para un interesado que es ejecutivo de marketing, el estatuto podría incluir información sobre cómo será el impacto del proyecto en la marca de la organización. O bien, si el interesado es director de tecnología, el estatuto podría incluir información sobre el costo de los recursos de ingeniería necesarios para mantener el proyecto. 

Independientemente del formato o del público, la creación del estatuto de un proyecto es una práctica recomendada para garantizar que todos estén de acuerdo sobre cómo avanzar antes de entrar en la fase de planificación. 

El estatuto de un proyecto es un documento vivo. Esto significa que puede evolucionar a medida que avanza el proyecto. Como gerente de proyectos, revisarás y perfeccionarás el estatuto a lo largo del proceso.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.