Reunir las piezas de un plan de proyecto

Cada plan de proyecto es un artefacto viviente que será la hoja de ruta de tu equipo a lo largo del proyecto. 

¿Cómo se conectan los componentes de un plan de proyecto?

En el centro del plan del proyecto está el cronograma del proyecto, que te ayuda a estimar la cantidad de tiempo que tomará completar el proyecto y brinda al equipo una forma de rastrear el progreso del proyecto con respecto a tus objetivos. Además del cronograma, también debes incluir los siguientes componentes en tu plan de proyecto:

● Alcance y objetivos.

● Estructura de desglose del trabajo (WBS).

● Presupuesto.

● Planes de gestión. 

Alcance y objetivos del proyecto.

Tanto el alcance como los objetivos del proyecto se establecerán inicialmente en el estatuto del proyecto, el documento que define claramente los detalles clave de tu proyecto. Puedes vincular el estatuto del proyecto con tu plan de proyecto. Tener los detalles sobre el alcance y los objetivos del proyecto a disposición puede ayudar a recordarle a tu equipo los objetivos que están tratando de lograr y deben hacer algo que vaya más allá de lo acordado inicialmente para lograr esos objetivos. 

Estructura de desglose del trabajo (WBS).

Una estructura de desglose del trabajo es una herramienta que ordena los hitos y las tareas de un proyecto en una jerarquía, en el orden en que deben completarse. La WBS es clave para tu plan de proyecto, ya que divide el trabajo en partes más manejables. En tu plan de proyecto, las tareas deben estar visibles en un solo lugar con las descripciones, los propietarios y las fechas de entrega indicados de forma clara. Esto les permitirá a ti y a tu equipo comprender quién es responsable de qué tareas y cuándo se supone que debe completarse cada una. Tu plan de proyecto también debe contener hitos y estados detallados relacionados con estas tareas, lo que los ayudará a ti y a los miembros de tu equipo a visualizar el progreso del proyecto. 

Además de la WBS, la documentación adicional, como un cuadro RACI, ayudará a definir roles y responsabilidades, y sería útil agregarlo a tu plan de proyecto. Mantener esta documentación almacenada o vinculada en un solo lugar es una buena práctica para la transparencia y la comunicación efectiva. 

Presupuesto.

A lo largo del ciclo de vida de tu proyecto, será necesario administrar y monitorear el presupuesto. El presupuesto del proyecto a menudo está vinculado al plan del proyecto porque depende en gran medida de los elementos clave del proyecto. La vinculación de estos componentes permite una gestión y una visibilidad más fluidas. 

Dependiendo del tamaño de tu proyecto y tu organización, es posible que no seas la persona principal responsable de administrar el presupuesto del proyecto. Por ejemplo, si tu proyecto está en una organización grande y los fondos son administrados por otro departamento, es posible que no tengas tanta autonomía o conocimiento de todos los elementos del presupuesto. Como resultado, es posible que no puedas controlar el presupuesto de cerca. Si alguien en otro departamento está administrando el presupuesto, asegúrate de consultarles con regularidad para asegurarte de hacer un seguimiento. 

Planes de gestión.

Los planes de gestión, como el plan de gestión de cambios, el plan de gestión de riesgos y el plan de comunicación, son todos parte integral para mantener un proyecto organizado y encaminado, y deben estar vinculados en tu plan de proyecto. 

El alcance y los objetivos del proyecto, la estructura de desglose del trabajo (WBS), el presupuesto y los planes de gestión son componentes importantes de tu plan de proyecto. Ayudan a definir cómo los elementos básicos del plan del proyecto, que incluyen las tareas, los hitos, las personas, la documentación y el tiempo, se estructurarán y utilizarán en tu proyecto. Sin embargo, nunca habrá dos planes de proyecto iguales. Es importante conocer tus objetivos finales y lo que es esencial para ti y tu equipo para unir las piezas relevantes del proyecto. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.